Theo các chuyên gia hàng đầu của LSS, 80% các vấn đề trong quy trình kinh doanh có thể được xác định và loại bỏ thông qua việc áp dụng đúng các bản đồ quy trình kinh doanh. Một số nghiên cứu cho thấy bản đồ quy trình được sử dụng thường xuyên hơn các công cụ thống kê.
SixSigma3.0, một sự phát triển của Six Sigma được phát triển bởi Hiệp hội đối tác Nga Six Sigma, đã cải thiện đáng kể phương pháp luận ứng dụng của bản đồ quy trình. Việc sử dụng các bản đồ thông thường vẫn chưa được hình thành thành một thuật toán duy nhất. Bản đồ được sử dụng để trình bày trực quan quy trình và tốt nhất là cung cấp thông tin về đầu vào và đầu ra của các bước quy trình. Thông tin được lưu giữ phân mảnh. Trong SixSigma3.0, chúng tôi đã thêm sáu lớp phân tích chuyên biệt để xử lý bản đồ nhằm ghi lại các dữ liệu khác nhau:
- Quy trình công nghệ: Bản đồ hậu trường quản lý quy trình kinh doanh và ký hiệu (BPMN) về luồng quy trình kinh doanh với các tác nhân, nhiệm vụ và tương tác.
- Đầu vào-đầu ra: Thu thập thông tin về đầu vào, đầu ra, tài liệu, hướng dẫn và các điều kiện khác kiểm soát từng tác vụ trong quy trình.
- Các vấn đề về hiệu quả và cơ hội tối ưu hóa: Được sử dụng để phân tích và ghi lại các vấn đề như thua lỗ và cơ hội bị bỏ lỡ. Mỗi vấn đề được đánh dấu bằng dấu hoa thị và số nhận dạng duy nhất.
- Bảng chuyển + Biểu đồ Pareto: Bảng chuyển giao được sử dụng để chuyển kết quả phân tích từ lớp trước; một mô tả chi tiết các vấn đề và đánh giá tổn thất được nhập vào bảng chuyển nhượng. Biểu đồ Pareto hiển thị danh sách các vấn đề được ưu tiên để phân công cho các nhiệm vụ.
- Thời gian chu kỳ: Được sử dụng để thu thập dữ liệu thời gian về các yếu tố của luồng quy trình: nhiệm vụ, điểm đánh giá và chuyển giao đầu ra. Dữ liệu được nhập vào bảng ở lớp tiếp theo. Lớp này có thể được sử dụng thay thế cho VSM truyền thống, tốn nhiều thời gian.
- Dữ liệu phân tích thời gian: Phân tích dữ liệu được thu thập cho thấy thời gian chu kỳ hiệu quả quy trình và thời gian không tạo giá trị gia tăng (NVA), đồng thời cũng cho thấy các bẫy thời gian và các bước xử lý chậm.
Lớp 1: Quy trình
Nhóm truyền giáo, bao gồm các nhân viên tham gia vào quá trình, bắt đầu bằng cách tạo một bản đồ quy trình BMPN tiêu chuẩn. Nhóm nghiên cứu động não để xác định các tác nhân cũng như các nhiệm vụ và tương tác quan trọng nhất. Sau đó, họ phân tích trình tự hoạt động và lập bản đồ quy trình.
Sau khi hoàn thiện bản đồ quy trình, nhóm tiến hành thu thập thông tin đa dạng về quy trình bằng cách sử dụng tất cả sáu lớp phân tích.
Một ví dụ về quy trình mua sắm được thể hiện trong các hình sau để chứng minh quy trình. Hình 1 cho thấy quy trình ban đầu.
Hình 1: Sơ đồ quy trình Lớp 1 – Luồng quy trình
Lớp 2: Đầu vào-Đầu ra
Lớp thứ hai xác định và vẽ các đầu vào và đầu ra cho mọi tác vụ quy trình và các điều kiện ảnh hưởng đến việc thực hiện thành công các hoạt động: tài liệu, hướng dẫn, công nghệ, vật liệu, thành phần, v.v. Có thể sử dụng các biểu tượng “ghi chú” hoặc “cơ sở dữ liệu” cho thông tin này . Các tài liệu có thể được đính kèm với các biểu tượng để phân tích thêm. Xem Hình 2.
Hình 2: Sơ đồ quy trình Lớp 2 – Đầu vào-Đầu ra
Lớp 3: Các vấn đề về hiệu quả và cơ hội tối ưu hóa
Tại đây, nhóm công tác phân tích hiệu quả của quy trình cũng như tìm kiếm các khiếm khuyết và tắc nghẽn. Các điểm quyết định với kết quả ngay lập tức được kiểm tra sự tuân thủ và các chu kỳ lặp lại được xác định. Sẽ rất hữu ích khi đặt một bộ đếm để thu thập số liệu thống kê về các chu kỳ lặp lại tại các điểm quyết định. Hai loại vấn đề sẽ được xác định:
- Các vấn đề đã dẫn đến tổn thất nghiêm trọng
- Cơ hội bị bỏ lỡ dẫn đến thua lỗ ảo
Nhóm nghiên cứu lướt qua quy trình và hỏi: “Có vấn đề nào trong yếu tố này cản trở việc đạt được mục tiêu sứ mệnh của chúng tôi không?” Các vấn đề đã xác định được ghi lại trên bản đồ với dấu hoa thị và số tại điểm xảy ra. Xem Hình 3.
Hình 3: Sơ đồ quy trình Lớp 3 – Vấn đề Hiệu quả và Cơ hội Tối ưu hóa
Lớp 4: Bảng chuyển + Biểu đồ Pareto
Thiệt hại kinh tế được ước tính cho mọi vấn đề và thông tin về tất cả các vấn đề được ghi lại trong bảng chuyển giao ở lớp này.
Sau đó, nhóm xác định các vấn đề quan trọng nhất bằng cách sử dụng biểu đồ Pareto. Xem Hình 4.
Hình 4: Sơ đồ quy trình Lớp 4 – Bảng chuyển + Biểu đồ Pareto
Lớp 5 và 6: Dữ liệu phân tích thời gian và thời gian chu kỳ
Nếu mục tiêu của nhiệm vụ là giảm thời gian chu kỳ hoặc tăng tốc các nhiệm vụ của quy trình, nhóm có thể tiếp tục phân tích bằng cách sử dụng các lớp còn lại. Ở mỗi bước của quy trình, chúng tôi hỏi cách hoạt động hoặc tác vụ này làm chậm chu kỳ. Bảng với dữ liệu thời gian trên Lớp 5 (Hình 5 bên dưới) được sử dụng để xác định hoạt động chậm và bẫy thời gian cũng như để đánh giá hiệu quả của chu trình quy trình. Trên Lớp 6 (Hình 6 bên dưới), các vấn đề đã xác định được thêm vào bảng chuyển được tạo trong Lớp 4.
Hình 5: Sơ đồ quy trình Lớp 5 – Thời gian chu kỳ
Hình 6: Bản đồ quy trình Lớp 6 – Dữ liệu phân tích thời gian
Trong quá trình làm việc trên bản đồ phân lớp, nhóm sẽ hiểu đầy đủ về quy trình – bao gồm các yếu tố ảnh hưởng, dữ liệu hiệu suất về tỷ lệ lỗi, chu kỳ lặp lại, hoạt động chậm và hơn thế nữa – và danh sách các vấn đề tốn kém nhất có thể được sử dụng để phân tích thêm và độ phân giải.
Phương pháp tiếp cận lớp đã được chứng minh là dễ nắm bắt và nhân viên trong các ngành khác nhau (bao gồm ngân hàng, viễn thông, hóa chất, dầu mỏ và dược phẩm) có thể dễ dàng thực hiện cả lập bản đồ và phân tích bằng cách sử dụng bản đồ phân lớp sau một khóa đào tạo ngắn. Thuật toán giúp họ không vấp phải rào cản khi chọn bước tiếp theo trong dự án. Thông tin thu thập được được sử dụng ở các giai đoạn phân tích và phát triển giải pháp tiếp theo.
Nguồn: www.isixsigma.com
