Lập bản đồ quy trình kinh doanh là một phương pháp tuyệt vời để hiểu các quy trình phức tạp ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. So sánh bản đồ về cách một quy trình được cho là hoạt động và cách một quy trình thực sự hoạt động có thể được tiết lộ. Những phương pháp này, ban đầu được phát triển để hiểu các quy trình sản xuất, không phải lúc nào cũng dịch tốt cho các loại hình kinh doanh dịch vụ hoặc giao dịch. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn sử dụng tốt hơn việc lập bản đồ quy trình kinh doanh trong hoạt động kinh doanh dựa trên dịch vụ của mình.
1. Chấp nhận rằng doanh nghiệp của bạn không phải là băng tải
Hầu hết các khóa đào tạo chính thức về lập bản đồ quy trình kinh doanh đều sử dụng một số loại quy trình sản xuất theo kiểu băng tải. Các quy trình này thường đơn giản với việc nhập nguyên liệu thô và xuất kho thành phẩm. Dịch vụ hiếm khi đơn giản như vậy. Quy trình dịch vụ sẽ có nhiều sự qua lại giữa khách hàng và nhân viên. Sự tương tác giữa con người này sẽ dẫn đến sự biến đổi nguyên nhân đặc biệt có thể có lợi để hiểu được. Hãy nắm bắt điều này và đừng cố làm cho bản đồ quy trình của bạn giống như một băng chuyền.
2. Tập trung vào các điểm quyết định
Quy trình dịch vụ thường sẽ có nhiều điểm quyết định hơn bạn thấy trong quy trình sản xuất. Những điểm quyết định này là một nguồn thông tin tuyệt vời cho quá trình của bạn. Những quyết định này là chìa khóa để hiểu được sự kém hiệu quả và kém hiệu quả trong các quy trình của bạn.
3. Hiểu Bức tranh Lớn VÀ Đi trong Cỏ dại
Với bản chất nguyên nhân đặc biệt của các quy trình dịch vụ và khối lượng các điểm quyết định, bản đồ quy trình của bạn có thể trông giống một đĩa mì Ý hơn là một bản đồ quy trình. Có một nghệ thuật để quyết định mức độ chi tiết của một bản đồ quy trình. Việc rút ngắn các quyết định là điều bắt buộc, nhưng quá nhiều phức tạp có thể che giấu các vấn đề.
4. Nhận bối cảnh quy trình
Không lập bản đồ các quá trình trong chân không. Mặc dù điều này đúng cho cả quy trình sản xuất và dịch vụ, nhưng nó đặc biệt đúng với các quy trình dịch vụ. Những người làm việc trong quy trình thực tế là những người duy nhất thực sự hiểu được sự phức tạp của quy trình. Họ là những người thông qua vô số quyết định hàng ngày. Có họ trong phòng khi bạn đang lập bản đồ quy trình và quan sát công việc sẽ cung cấp bối cảnh có giá trị cho bản đồ quy trình kinh doanh.
5. Luôn linh hoạt
Sử dụng bản đồ quy trình kinh doanh để giúp viết các quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Các bản đồ quy trình này nên bao gồm tiêu chuẩn, nhưng cũng nên bao gồm các ngoại lệ đối với tiêu chuẩn. Họ sẽ cần mô tả những gì nên làm trong quá trình thực thi điển hình, trong các trường hợp ngoại lệ thường xuyên xảy ra và phải làm gì khi một biến thể không mong muốn xảy ra.
Bắt đầu từ đâu
Có hai cách bạn có thể bắt đầu lập bản đồ quy trình: từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Ánh xạ quy trình từ dưới lên bắt đầu với chi tiết lớn nhất; mỗi lần lặp lại trở nên khái quát hơn cho đến khi bạn có thể nhìn thấy bức tranh lớn. Tôi thích bắt đầu từ trên cùng, hoặc tổng quát, xử lý bản đồ và đi sâu hơn vào cỏ dại với mỗi lần lặp lại. Tôi sử dụng SIPOC (nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, khách hàng) để hiểu quy trình trước từ cấp cao. Sau đó, tôi lập bản đồ quy trình giữa các bước của quy trình SIPOC. Dần dần thêm chi tiết vào các bản đồ quy trình này cho đến khi tôi gặp phải dữ liệu entropy.
Lập bản đồ quy trình kinh doanh là một công cụ có giá trị để nâng cao hiệu quả và hiệu suất. Thực hiện năm mẹo đưa ra này sẽ giúp bạn lập bản đồ các quy trình đó trong quy trình kinh doanh dịch vụ hoặc giao dịch.
Nguồn: www.isixsigma.com
