Công nghiệp 4.0, sự tích hợp nhanh chóng của các hệ thống vật lý mạng và các công nghệ như phần mềm như một dịch vụ và cơ sở hạ tầng dựa trên đám mây đang phá vỡ chuỗi cung ứng trên toàn cầu. Như với bất kỳ công nghệ mới nổi nào, những công cụ này lúc đầu có xu hướng đắt tiền và những người áp dụng ban đầu chủ yếu là các doanh nghiệp lớn hơn. Tuy nhiên, vì dân chủ hóa các đổi mới này làm cho chúng phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên một cấu trúc và khuôn khổ rõ ràng là điều cần thiết để đạt được thành công trong việc đánh giá, thực hiện và kiếm tiền từ các quy trình.
Là một nhà tư vấn nghề nghiệp, tôi đã phát triển một khuôn khổ để đánh giá các giải pháp tiềm năng và đánh giá xem chúng phù hợp với nhu cầu của tổ chức như thế nào. Điều quan trọng là xác định mô hình kỳ hạn của quy trình kinh doanh nào phù hợp nhất và chứa đầy đủ chi tiết để đánh giá nhiều đặc điểm của từng giai đoạn phát triển.
Đầu vào cấp 1: Ở mức độ trưởng thành này, các quá trình thường là đặc biệt và hỗn loạn. Các tiêu chuẩn và quy trình vận hành không được xác định hoặc lập thành văn bản. Điển hình là có những anh hùng chiến đấu với ngọn lửa trong các cuộc khủng hoảng và các quy trình luôn ở chế độ phản ứng. Sự thành công của các tổ chức như vậy phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và nỗ lực của nhân viên, thay vì bất kỳ quy trình nào đã được chứng minh. Do đó, quá trình tự động hóa cần được xem xét cẩn thận nếu không sẽ chỉ làm nhanh việc sản xuất hàng loạt các lỗi và phải làm lại.
Một công ty mà tôi làm việc gần đây đã mạo hiểm kinh doanh các sản phẩm vận chuyển tận nơi cho khách hàng của họ. Các nhà lãnh đạo quyết định nâng cao nền tảng thương mại điện tử của họ bằng cách tự động hóa chuỗi giá trị. Họ sẽ chuyển đổi đơn đặt hàng từ trang web của họ thành đơn đặt hàng (PO) trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và gửi PO đến các nhà cung cấp thông qua trao đổi dữ liệu điện tử để chuyển sản phẩm đến khách hàng. Cả công ty mẹ và các nhà cung cấp đều có các dịch vụ EDI dựa trên đám mây do các bên thứ ba quản lý. Không có cơ chế phản hồi nào được tích hợp trong quy trình mới để cảnh báo người dùng về sự gián đoạn và không có quy trình nào được xác định để xử lý lỗi và ngoại lệ. Sau khi có nhiều khách hàng gọi điện phàn nàn, một nhân viên đã tiến lên và quyết định chỉ kéo danh sách các PO được tạo mỗi ngày và gửi email đó đến nhà cung cấp như một xác minh chéo. Mặc dù là một nỗ lực đáng khen ngợi, nhưng điều này không đủ để chống lại sự xói mòn niềm tin vào quy trình mới hoặc ngăn những người khác tìm cách phá vỡ nó.
Một dự án triển khai tốt hơn ở cấp độ trưởng thành này sẽ là tập trung vào quy trình – trong nhiều trường hợp, xác định một quy trình hoàn toàn mới – và sử dụng quản lý thay đổi của tổ chức để đặt ra ưu tiên mạnh mẽ cho việc áp dụng các công cụ mới.
Trung cấp 2: Ở cấp độ này, một số quy trình được xác định hợp lý và có khả năng tạo ra kết quả lặp lại nhất quán. Bởi vì không phải tất cả các quy trình dọc theo chuỗi giá trị đều ở mức độ trưởng thành như nhau, nên việc tối ưu hóa cục bộ có ảnh hưởng toàn cầu không đáng kể. Ngoài ra, kỷ luật quy trình không được thực thi mạnh mẽ và có xu hướng bị bỏ rơi vào thời điểm khủng hoảng.
Tôi đã từng được gọi đến để đánh giá tình trạng hiện tại của một nhà sản xuất linh kiện máy bay và đề xuất một số cải tiến quy trình. Cái nhìn ban đầu của tôi về mặt bằng cửa hàng chứng tỏ rằng có một số nỗ lực đã được thực hiện để trở nên tinh gọn. Có những hội đồng kaizen tóm tắt các phân tích nguyên nhân gốc rễ và các hành động khắc phục được thực hiện. Một số trung tâm làm việc có các hình thức thô sơ về các thủ tục tiêu chuẩn. Họ cũng đã triển khai ERP với hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) đầy đủ chức năng. Các hóa đơn vật liệu, lộ trình và nghiên cứu thời gian đã được ghi lại ở mức độ chính xác cần thiết để tạo ra kết quả MRP hợp lệ. Quy trình làm việc và tự động hóa quy trình cũng được thực hiện.
Tuy nhiên, công ty này phải đối mặt với mức độ dịch vụ kém. Phần lớn công việc đã quá hạn hoặc bị hủy bỏ vì sự chậm trễ. Một vài buổi tìm hiểu thực tế sau đó, tôi phát hiện ra rằng việc nhân viên kinh doanh nhận đơn đặt hàng mà không cần tư vấn nghiệp vụ là một thực tế phổ biến. Điều này gây ra nguồn cung cấp đơn đặt hàng gấp rút ổn định, vì vậy người lập kế hoạch sản xuất sẽ liên tục thực hiện các thay đổi đối với kế hoạch do MRP đề xuất. Hàng rào thời gian đã hoàn toàn bị bỏ qua; đôi khi, những thay đổi được thực hiện chỉ trong giây lát trước khi một phần được chọn. Điều này đặt tất cả các đơn đặt hàng khác ở trạng thái bắt kịp vĩnh viễn.
Việc duy trì kỷ luật quy trình cần được nhấn mạnh ở giai đoạn này. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu sản xuất tinh gọn của mình.
Trung cấp 3: Ở đây, các quy trình được xác định và ghi lại và ở một mức độ nào đó, đã được cải thiện theo thời gian. Có một khuôn khổ tiêu chuẩn và thủ tục cho toàn tổ chức với các điều khoản cho một số tùy chỉnh của địa phương. Do đó, các quy trình trong toàn tổ chức thường nhất quán, được mô tả chi tiết và được thực thi nghiêm ngặt. Nhờ sự hiểu biết tốt hơn về mối quan hệ qua lại giữa các quy trình khác nhau, các hoạt động được chủ động quản lý. Các công ty ở cấp độ này là ứng cử viên lý tưởng cho tự động hóa và phân tích có thể giúp họ cung cấp đầu ra nhất quán, tích hợp kỹ thuật số của nhiều điểm tiếp xúc trong chuỗi giá trị và khai thác thông tin thông minh hữu ích.
Một nhà máy sản xuất ô tô có hệ thống tự động hóa hiện đại cho hầu hết các quy trình trong cơ sở của nó. Có những nhân viên chuyên trách phân tích dữ liệu thu thập được từ hàng nghìn bộ điều khiển logic có thể lập trình được kết nối với các máy móc từ băng chuyền đến rô bốt. Với những phân tích này, họ có thể dự đoán khi nào các dây kết nối với cánh tay của robot có khả năng bị đứt và do đó xác định thời điểm thích hợp để bảo trì phòng ngừa. Nhiều phân tích như vậy trên các trung tâm làm việc của họ đã giúp ngăn chặn thời gian chết ngoài kế hoạch và tối ưu hóa từng bộ phận máy.
Mục đích
Ở các cấp độ trưởng thành nâng cao nhất, các quy trình là tốt nhất trong lớp. Chúng đã liên tục được cải thiện nhờ sự hiểu biết có hệ thống về các nguyên nhân phổ biến của các biến thể trong hệ thống. Các dự án cải tiến tập trung vào việc chuyển giá trị trung bình của ma trận thực hiện quy trình sang hướng xuất sắc, đồng thời duy trì khả năng dự đoán thống kê để đạt được các mục tiêu cải tiến. Ngoài ra còn có những cải tiến công nghệ gia tăng và sáng tạo được thực hiện theo thời gian khi các công ty tìm kiếm các giải pháp tùy chỉnh cao để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Hầu hết các sản phẩm bán sẵn đều yêu cầu khả năng tùy chỉnh cao, vì vậy các công ty càng có nhiều nguồn lực càng thiết kế và xây dựng các giải pháp của riêng họ.
Có rất nhiều mô hình kỳ hạn để lựa chọn. Bất kể số lượng cấp độ hoặc kích thước, điều quan trọng là chọn một mô hình
- thể hiện cụ thể mức độ phức tạp của các quy trình bạn muốn đánh giá
- có số lượng chi tiết phù hợp để cho phép các sắc thái
- nắm bắt các chỉ số hiệu suất chính phù hợp
- đưa ra các điểm chuẩn của ngành mà người quản lý có thể sử dụng để theo dõi tiến trình.
Đánh giá các quá trình dựa trên sự trưởng thành của tổ chức cung cấp một khuôn khổ tuyệt vời để thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch chiến lược. Cách tiếp cận này đã cung cấp cho nhiều khách hàng của tôi một cách tiếp cận có cấu trúc trong việc chuyển đổi hoạt động của họ sang thời đại kỹ thuật số.
Nguồn: ascm.org
