TÓM TẮT:
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế với sự diễn biến phức tạp của nền kinh tế thế giới, thêm vào đó là sự bùng nổ và phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, đặc biệt là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang thay đổi thế giới hàng ngày. Việc nắm bắt và quản trị được các nguồn lực của doanh nghiệp là bài toán được quan tâm hơn bao giờ hết. Hoạt động quản lý doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn nếu nắm bắt được rõ các quy trình nghiệp vụ. Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết về ERP (Enterprise Resource Planning) – Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và BPM (Bussiness Process Management) – Quản trị quy trình hoạt động kinh doanh, bài viết tập trung đưa ra một số so sánh cơ bản giữa hai vấn đề này. Đồng thời, bài viết cũng đưa một số định hướng cụ thể trong việc cải tiến ERP dựa trên nền tảng BPM, nhằm cải thiện tốt hơn việc triển khai ERP tại doanh nghiệp.
Từ khóa: ERP, BPM, quản trị kinh doanh, hệ thống thông tin.
1. Đặt vấn đề
Việc sử dụng các hệ thống thông tin tích hợp ERP trong các doanh nghiệp để hiện đại hóa, tự đông hóa các hoạt động quản trị tại doanh nghiệp đã trở lên rất phổ biến. ERP luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, luôn được các doanh nghiệp quan tâm và là đích hướng đến của các doanh nghiệp nhằm quản lý và kiểm soát tốt các nguồn lực tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khi ứng dụng ERP, nguyên nhân chủ yếu bắt nguồn từ việc khi triển khai ERP chỉ quan tâm đến các chức năng của hệ thống mà quên đi quy trình nghiệp vụ.
Điều này dẫn đến nhiều quy trình nghiệp vụ của nhiều doanh nghiệp bị thay đổi, gây khó khăn trong nhiều công việc tại doanh nghiệp. Vì vậy, để sử dụng được, ERP dựa trên việc tìm hiểu và bổ sung BPM kết hợp với ERP là cần thiết với doanh nghiệp. Việc nghiên cứu về sự tương tác và mối quan hệ giữa ERP và BPM, từ đó đưa ra một số định hướng cụ thể trong việc kết hợp giữa hai nền tảng ERP và BPM để cải thiện tốt hơn việc ứng dụng ERP tại doanh nghiệp là rất cần thiết.
2. So sánh giữa ERP và BPM
Nếu tiếp cận dưới góc độ người sử dụng gần như không tồn tại sự khác biệt giữa BPM và ERP. Tuy nhiên, với góc nhìn của nhà quản trị, giữa BPM và ERP có rất nhiều sự khác nhau, từ cách tiếp cận với công nghệ quản trị cũng như tiếp cận doanh nghiệp của chính mình.
ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp quản trị tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp. Kho dữ liệu của ERP chứa toàn bộ các dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu phát sinh thực tế, dữ liệu lên kế hoạch, dự báo hoạt động của doanh nghiệp… Trong khi đó, BPM (Bussiness Process Management) là giải pháp quản trị quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu trong hệ thống BPM không chỉ chứa dữ liệu phản ảnh thực tế của tổ chức mà nó bao gồm dữ liệu về các bộ quy tắc hoạt động, cách xử lý, phân luồng hoạt động của toàn doanh nghiệp.
ERP bao gồm các dữ liệu phản ảnh thực tế phát sinh, các modul xử lý nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng, nhân sự, kho, kế toán… và là nơi để tổng hợp dữ liệu các modul. Mỗi modul là các chức năng trọn vẹn và không thể mở rộng quy trình sang modul khác. BPM tiếp cận theo quy trình nên không có sự phân biệt giữa các modul và một quy trình có thể điều phối hoạt động của nhiều phòng ban khác nhau.
ERP có những quy trình đã được thiết kế sẵn và doanh nghiệp có thể lựa chọn những quy trình phù hợp với mình. BPM cung cấp những công cụ để thiết kế quy trình, mô phỏng hoạt động của quy trình… và tạo dữ liệu để vận hành theo đúng quy trình được thiết kế.
ERP là một hệ thống hoạch định tổng thể doanh nghiệp nên khi triển khai có thể chi phí quá lớn mà doanh nghiệp chưa đủ sức chi trả. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một vài modul. Điều này là phổ biến. Nhưng như vậy, doanh nghiệp lại không chú trọng vào những khâu quan trọng mà lại chú trọng vào một bộ phận quan trọng.
Ví dụ như khi modul bán hàng, kho hàng được triển khai mà modul mua hàng lại chưa áp dụng. Điều này sẽ gây nhiều sự bất cân bằng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như tạo ra những điểm mù trong doanh nghiệp. BPM tiếp cận theo quy trình nên có thể lựa chọn những quy trình quan trọng để triển khai trước mà không cần phải dàn trải cho những tính năng lặt vặt, công việc không thường xuyên phát sinh. Chúng có thể được bỏ qua hay triển khai sau khi chuẩn bị đủ kinh phí. Điều này giúp doanh nghiệp chú trọng hơn vào những khâu quan trọng quyết định.
ERP được thiết kế với những quy trình có sẵn nên nếu là doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh một vài ngành hàng nhất định ít biến động thì ERP là lựa chọn không tồi. Tuy nhiên, nếu là một doanh nghiệp mới, liên tục đổi mới và phát triển thường xuyên, BPM sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình theo yêu cầu của doanh nghiệp nhanh chóng hơn. BPM cung cấp những công cụ cho chúng ta làm việc đó dễ dàng hơn.
3. Sự kết hợp giữa ERP và BPM đem lại sự hiệu quả và đổi mới trong quản trị doanh nghiệp
Các hoạt động kinh doanh ngày nay ngày càng phức tạp, bao gồm sự gia tăng số nhân viên, địa điểm, đối tác, quy trình và hệ thống kinh doanh. Không đội ngũ người ra quyết định nào có thể tự điều hành doanh nghiệp và không có lực lượng lao động có thể thành công mà không có một hoạt động tinh chỉnh có thể quản lý rất nhiều bộ phận chuyển động.
Khi nói đến quản lý dữ liệu được sử dụng để chạy một loạt các hoạt động kinh doanh từ đầu đến cuối, Enterprise Resource Planning (ERP) từ lâu đã đem lại một nguồn khả năng thực thi hiệu quả, tiêu chuẩn hóa và tích hợp cho tổ chức toàn bộ các nguồn lực cả về loại hình và quy mô. Về thiết kế, thi công, giám sát và tối ưu hóa các hành động được sử dụng để điều hành một tổ chức, quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) cho phép các tổ chức thực hiện và liên tục cải tiến. Cả hai đều rất quan trọng để quản lý một tổ chức sản xuất hiệu quả và giảm chi phí trong vận hành doanh nghiệp.
Để đáp ứng về nhu cầu thông tin trong vận hành, rất nhiều các doanh nghiệp và tổ chức đang tìm kiếm giá trị trong sự kết hợp của ERP và BPM.Các nghiên cứu gần đây về BPM cho thấy, 39% các tổ chức vận hành tốt nhất khi họ có cả giải pháp ERP và BPM. Kết quả này dựa trên phản hồi từ hơn 400 tổ chức trên toàn cầu, kiểm tra các lý do tổ chức kết hợp các hệ thống này, cũng như những lợi ích mà các tổ chức đã thấy khi phục vụ khách hàng hiệu quả hơn và tiến hành kinh doanh một cách nhanh hơn. Kết quả khảo sát ở một số các tổ chức cho thấy, các lý do mà các tổ chức cần đến ERP và BPM đến từ:
Trọng tâm chính của các quy trình điều khiển kinh doanh này phụ thuộc vào việc cải thiện các quy trình kinh doanh trở nên hiện đại và hiệu quả hơn trong khi cung cấp tốt hơn chất lượng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng. Bốn mươi lăm phần trăm (45%) người trả lời chỉ ra rằng họ cần phải cập nhật các quy trình kinh doanh của họ. Chỉ vì các quá trình đã hoàn thành theo cách nào đó trong quá khứ, nó không có nghĩa là chúng không thể được cải thiện.
Trọng tâm của việc cải thiện quy trình kinh doanh có thể có các tác dụng: Nâng cao hiệu quả bởi loại bỏ, kết hợp, hoặc cải tiến các bước và số lượng nhân viên tham gia vào các quy trình kinh doanh chủ chốt, các tổ chức có thể giảm thời gian để hoàn thành quy trình, giảm nguy cơ xuất hiện rủi ro và tiết kiệm chi phí.
Trong điều kiện kinh doanh phù hợp, các doanh nghiệp có thể nhận được 28% nhu cầu tối đa hóa lợi tức trên tài sản hiện có của họ. Ảnh hưởng lớn khác mà ERP và BPM đem lại là ảnh hưởng đến khách hàng.Cải thiện quy trình kinh doanh có thể cải thiện chất lượng sản phẩm và thời gian đáp ứng yêu cầu khách hàng. Điều này sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng đến doanh thu.
Các áp lực nói trên chỉ ra rằng các tổ chức xem BPM để vận hành tổ chức hiệu quả hơn và giảm chi phí. Đồng thời, chìa khóa các quy trình điều khiển doanh nghiệp định hình các chiến lược ERP, bao gồm giảm chi phí và khả năng thực hiện các quyết định và quy trình một cách nhanh hơn và linh hoạt hơn. ERP cuối cùng trở thành phương pháp, theo đó các quá trình được thiết kế trong BPM được theo dõi và thực hiện. Vì vậy, hai công nghệ này có mối liên quan chặt chẽ. Dữ liệu dưới đây minh họa lợi ích của việc kết hợp các công nghệ này một cách hiệu quả để tạo ra tính nhất quán trong toàn bộ tổ chức.Hình 1: Sự cải tiến mà ERP và BPM đem lại
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Hoạt động mà các tổ chức có cả ERP và BPM đều tập trung hơn về cải tiến tính liên tục. Bốn mươi bốn phần trăm (44%) trong số các tổ chức này có các chương trình hoặc hoạt động cải tiến đã được áp dụng trong toàn tổ chức của họ. Các công ty có cả ERP và BPM đều có khả năng gia tăng năng lực cải tiến liên tục các chức năng chéo nhằm nâng cao hiệu suất.
Ngoài ra, việc sử dụng ERP và BPM còn đem lại khả năng nắm bắt các thông tin và tích hợp ý tưởng từ các nhóm nhân viên trong tổ chức, từ khách hàng và từ các nhà cung cấp. Điều này giúp các doanh nghiệp luôn chủ động trong kế hoạch và chiến lược kinh doanh. Do đó, 59% các tổ chức có cả BPM và ERP đều có khả năng nắm bắt và tích hợp các ý tưởng từ nhiều nguồn khác nhau.
Bên cạnh đó, các tổ chức có cả ERP và BPM cũng có cơ hội để chuẩn hóa, thực hiện và cập nhật các quy trình.
Hình 2: Quá trình cập nhật động và chuẩn hóa các quy trình
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Một trong những lợi ích chính mà một giải pháp ERP có thể cung cấp là khả năng chuẩn hóa và truyền đạt những thực tiễn tốt nhất trong một tổ chức, trong khi đó BPM giúp thiết kế các quy trình này. Theo đó, các tổ chức có cả hai ERP và BPM có nhiều khả năng hơn so với những công ty không tạo ra các quy trình có thể tái sử dụng trong tổ chức và có thể được triển khai qua các hoạt động.
Ngoài ra, BPM được sử dụng để đánh giá hiệu quả và cải thiện (sau đó được thực hiện thông qua ERP). Vì vậy nó có thể được được sử dụng để tạo ra một tổ chức nhanh nhạy hơn có thể phản ứng với sự biến đổi kinh doanh. Đây là lý do tại sao các tổ chức có cả ERP và BPM đều vượt quá hai lần những tổ chức không có khả năng cập nhật động quy trình kinh doanh. BPM còn có thể được sử dụng để đo hiệu quả của các mẫu thực hành tốt nhất mà đi kèm với nhiều giải pháp ERP khác nhau.
Như vậy nếu thực hiện kết hợp cả ERP và BPM thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có thêm những khả năng gì? Hình 3: Ảnh hưởng của ERP và BPM tới sự thuận tiện và hiệu quả
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Hình 3 cho thấy, sự kết hợp ERP và BPM cho phép các tổ chức gia tăng sự linh động và giảm thiểu tác động của các sự kiện bất lợi. Bốn mươi tám phần trăm (48%) trong số tổ chức có cả ERP và BPM đều có một quy trình để quản lý sự không tuân thủ và các thu hồi các sự kiện dư thừa trong toàn tổ chức. Điều này có thể giúp họ tránh được những chi phí phát sinh không đáng có, trong trường hợp tổ chức là các nhà sản xuất thì sự kết hợp này sẽ giúp tổ chức tránh được quy trình cung cấp nguyên liệu có hại cho khách hàng.
Một điều quan trọng khác là, các tổ chức có cả ERP và BPM đều gia tăng khả năng cảnh báo người sử dụng của độ lệch của các quy trình kinh doanh. Điều này cho phép họ có những phản ứng ngay lập tức và điều chỉnh các quy trình để đảm bảo rằng mọi thứ tiếp tục “Chạy êm”. Cuối cùng, kết hợp ERP và BPM cung cấp các hướng dẫn đơn giản và toàn diện cho nhân viên để thực hiện công việc của họ hiệu quả nhất có thể.Các tổ chức có cả ERP và BPM luôn cung cấp cho nhân viên của họ một kho lưu trữ hướng dẫn làm việc tập trung. Tất cả nhân viên vì vậy có thể tiếp cận thực tiễn tốt nhất và đạt được các tiêu chuẩn. Ví dụ, nhân viên hiện trường có thể phục vụ khách hàng nhanh hơn, tăng sự hài lòng và giảm chi phí.
Như vậy, sự kết hợp của ERP và BPM sẽ đem lại nhiều cải tiến cho các tổ chức sử dụng chúng. Điều đó được thể hiện qua việc đánh giá hiệu suất mà chúng đem lại qua Bảng 2 dưới đây. Các tổ chức có cả ERP và BPM cho thấy sự gia tăng đáng kể hiệu suất của các quy trình kinh doanh thể hiện qua việc cung cấp đầy đủ và đúng hạn; lên kế hoạch tuân thủ đúng quy định.Điều này có thể được liên kết với các quyết định được đưa ra nhanh hơn để các tổ chức này có thể thực hiện tốt hơn và cuối cùng có thể dẫn đến tăng lợi nhuận. Những lợi nhuận sau đó có thể biện minh cho sự đầu tư tốn kém vào công nghệ.
Để các tổ chức hoạt động có hiệu quả, họ phải lập bản đồ một cách cẩn thận các quy trình dựa trên các nguồn lực sẵn có và các mục tiêu của tổ chức. Mỗi một lần thực hiện, nhân viên phải thực hiện các quy trình này trong dự định. Tất nhiên, các sự kiện kinh doanh có thể xảy ra mà sẽ yêu cầu các quy trình phải thay đổi thông minh và nhanh nhẹn để giảm thiểu tác động của các bất lợi của các sự kiện hoặc tận dụng những cơ hội mới. Khi các mục tiêu thay đổi và để thực hiện tốt các mục tiêu này, các công ty phải truyền đạt những thay đổi trong quy trình một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch để vận hành một doanh nghiệp và thực hiện những kế hoạch đó là hai lĩnh vực khác nhau. ERP và BPM có thể cho phép các công ty lập bản đồ và tối ưu hóa quy trình đồng thời thực hiện chúng và theo dõi các kết quả. Nghiên cứu trên cung cấp một trường hợp thuyết phục kết hợp hai công nghệ này để cung cấp thêm hệ thống toàn diện để điều hành một doanh nghiệp. Những lợi ích tiềm năng có thể bao gồm:
– Sự gia tăng 4% về việc phân phối và giao hàng đúng thời hạn và dịch vụ.
– Bảy lần trong năm so với năm cải tiến trong khoảng thời gian phải đáp ứng với khách hàng.
– Giảm 33% thời gian cần thiết để đưa ra quyết định năm hơn năm.
– Sự cải thiện tỷ suất lợi nhuận 8% trong năm qua.
Những cải tiến về hiệu suất minh họa sự kết hợp mạnh mẽ giữa các hai công nghệ. Có thêm một trường hợp để thực hiện có hiệu quả tích hợp hai công nghệ để đảm bảo chúng hoạt động kết hợp. Điều này có thể cho phép một kho duy nhất cho hiệu quả của quá trình và đổi mới sản phẩm và quy trình. ERP và BPM là một cặp tự nhiên, khi kết hợp, có thể hỗ trợ một tổ chức từ đầu đến cuối ■
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. PGS. TS. Hàn Viết Thuận (2008), Giáo trình hệ thống thôn tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
2. TS. Trần Thị Song Minh (2012), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
3. ThS. Phan Thanh Đức và Mai Tấn Tài (2013), Giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ BPM – Xu hướng mới trong hoạt động phát triển sản phẩm dịch vụ tại hệ thống ngân hàng.
4. Mahesh (2007), E-Business Models in B2B: A Process-Based Categorization and Analysis of Business-to-Business Models. Texas Womans University and Purdue University, USA.
5. Nguyễn Văn Vỵ và Phan Thanh Đức (2012), Quản lý quy trình nghiệp vụ – Một cách tiếp cận triển khai phần mềm trên nền Web, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Đại học Hải phòng, 9/2012.
6. Jeston, John; Nelis, Johan (2014-01-21).Business Process Management. Routledge.ISBN9781136172984.
7. Thom, William (2009),People, Process, and Performance Management in Project Management.
8. Một số website: http://www.pcworld.com.vn; http://www.baodatviet.vn
