Quản lý Hồ sơ Điện tử (ERM) là gì?

Hồ sơ có thể quan trọng đối với doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là việc quản lý hồ sơ là việc rất cần được quan tâm, chú ý và có kế hoạch. Mặc dù không phải là một khái niệm mới, trò chơi đã phần nào thay đổi trong những năm gần đây khi cách các kỷ lục được tạo ra và những gì được coi là kỷ lục đã phát triển.

Ngày nay hầu như tất cả các bản ghi mới đều được tạo bằng phương pháp điện tử – chúng là những gì chúng ta gọi là “kỹ thuật số sinh ra”. Cho dù bản ghi ở định dạng thư, email, fax, web hay giao dịch khác, thì rất có thể ngày nay nó được tạo ra ban đầu bằng một hoặc nhiều máy tính. Đây là một tình huống xảy ra với chúng tôi tương đối nhanh và ít nhất là không được một số tổ chức chú ý trong các điều khoản quản lý hồ sơ.

Tuy nhiên, không chỉ là sự thay đổi từ giấy sang kỹ thuật số đang tạo động lực cho Quản lý hồ sơ điện tử (ERM).

Hôm nay, chúng ta sẽ xem xét bốn động lực kinh doanh chính đối với ERM: tuân thủ, hiệu lực, hiệu quả và liên tục. Những điều này kết hợp, theo các tỷ lệ khác nhau, tạo thành trường hợp kinh doanh cho ERM trong hầu hết các tổ chức. Chúng ta hãy tìm hiểu từng trình điều khiển này tại một thời điểm.

Tuân thủ

Động lực kinh doanh chính cho ERM trong vài năm qua là Tuân thủ. Đây là một thuật ngữ khá mơ hồ và đôi khi bao hàm tất cả, có nghĩa là những thứ khác nhau trong các bối cảnh khác nhau. Các tổ chức thuộc các loại hình khác nhau có tất cả các loại yêu cầu mà họ cần phải tuân thủ. Những yêu cầu này xuất phát từ:

• Luật
• Quy định
• Chính sách
• Tiêu chuẩn
• Thực hành tốt.

Lưu ý rằng các loại tuân thủ trong danh sách này thể hiện sự kết hợp thực sự của các vấn đề khác nhau – luật lệ rất khác với thực hành tốt, ví dụ. Và, như một ví dụ khác, tuân thủ tiêu chuẩn thường không được kiểm soát, trong khi tuân thủ quy định thường được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Hiệu quả

Theo tính hiệu quả, ý tôi là ‘làm mọi thứ tốt hơn’ và làm mọi thứ theo cách hợp lý hơn cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, nhưng không nhất thiết phải tiết kiệm tiền. Hiệu quả tốt hơn có thể cải thiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp hoặc có thể cải thiện danh tiếng và hình ảnh của tổ chức. Ví dụ về hiệu quả mà ERM mang lại có thể bao gồm:

• Không mất hồ sơ: một khi bản ghi được lưu trữ chính xác trong hệ thống ERM, nó sẽ không bao giờ bị mất. Với bất kỳ hệ thống giấy tờ hoặc hệ thống lưu trữ không chính thức nào cho hồ sơ điện tử, một phần nhỏ hồ sơ chắc chắn bị thất lạc, khiến nhân viên mất thời gian và công sức tìm kiếm.
• Chia sẻ hồ sơ: Hệ thống ERM cho phép nhiều người dùng đọc bản ghi cùng một lúc, trong khi với bản ghi giấy, chỉ một người có thể.
• Tìm Hồ sơ Dễ dàng: Các hệ thống ERM thường cung cấp vô số cách để tìm các bản ghi hoặc mục thư tín cụ thể. Ví dụ: bạn thường có thể tìm kiếm nội dung văn bản của hồ sơ, tên tác giả, tên người nhận, tiêu đề, v.v.
• Lấy bức tranh hoàn chỉnh: Miễn là mọi thứ bạn cần đã được lưu trữ một cách chính xác, không bao giờ có bất kỳ nghi ngờ nào rằng tập hợp các bản ghi bạn truy xuất để trả lời một truy vấn đã hoàn chỉnh và cập nhật (tự nhiên, nếu một số bản ghi không được lưu trữ chính xác, thì không hệ thống nào có thể trợ giúp; mặc dù ở đây hệ thống ERM có thể cung cấp một số trợ giúp, bằng cách cung cấp một phương tiện tìm kiếm toàn văn).

Hiệu quả

Động lực thứ ba là hiệu quả. Ở đây, trọng tâm là giảm chi phí và tiết kiệm tiền. Lưu ý rằng tôi đã liệt kê trình điều khiển này sau tính hiệu quả; đó là bởi vì hầu hết việc thực hiện Môi trường ERM không được biện minh hoặc thúc đẩy bởi tiết kiệm chi phí.

Các động lực và lợi ích chính cho hiệu quả ERM là:

• Truy cập hồ sơ nhanh chóng: Tất cả các bản ghi được lưu trữ trong hệ thống ERM đều có thể truy cập được trong vòng vài giây vì chúng được lưu giữ trong máy tính và vì chúng được lập chỉ mục tốt.
• Tiết kiệm không gian: Điều này thường xảy ra vì các tủ đựng hồ sơ, hoặc không gian dành riêng cho việc lưu trữ, bị lấp đầy. Hiệu quả phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh của các tổ chức cá nhân – ví dụ, triển vọng xây dựng hoặc thuê một kho lưu trữ hồ sơ mới là động lực thuyết phục hơn nhiều so với nhu cầu mua thêm một vài tủ hồ sơ.
• Giảm chi phí xử lý tài liệu: Trong một số cơ sở, nhân viên phải trả chi phí đáng kể để lưu hồ sơ, lấy hồ sơ, chuyển đến nơi cần thiết và quay lại, làm lại hồ sơ và định kỳ xử lý hồ sơ cũ. Điều này cũng vậy, đôi khi có thể cung cấp một trình điều khiển.

Liên tục

Động lực cuối cùng là tính liên tục trong kinh doanh – tức là khả năng khôi phục hồ sơ sau thảm họa. Như tất cả chúng ta đều biết, có đủ loại thảm họa có thể ảnh hưởng đến bất kỳ tổ chức nào, từ thiên tai như động đất và lũ lụt, tai nạn như hỏa hoạn, đến thảm họa do con người tạo ra như tấn công khủng bố và cảnh báo. Một thảm họa có thể phá hủy một tòa nhà và tất cả các hồ sơ trong đó; hoặc, gần như không tốt, nó có thể từ chối quyền truy cập vào tòa nhà và hồ sơ của nó trong một thời gian dài.

Tại sao điều này lại liên quan đến ERM: đơn giản bởi vì các doanh nghiệp có xu hướng thất bại nếu họ mất hồ sơ (hoặc quyền truy cập vào chúng). Một doanh nghiệp không có hồ sơ thường không thể tồn tại. Nếu không có quyền truy cập thông tin chi tiết về khách hàng, nhà cung cấp, các giao dịch đã hoàn thành một phần, v.v., các doanh nghiệp có xu hướng thất bại – đôi khi chỉ trong vài ngày. Các tổ chức chính phủ có thể tồn tại, nhưng sẽ không thể thực hiện nghĩa vụ của mình, thường là trong thời gian dài hơn nhiều so với việc mất hồ sơ. Lưu trữ hồ sơ điện tử cho phép khôi phục hồ sơ, ngay cả sau khi mất tòa nhà hoặc các tòa nhà được lưu trữ trong đó.

Không phải tất cả các trình điều khiển đều tích cực, nhưng lợi ích là vô tận

Bên ngoài những động lực nói chung tích cực này, còn có một yếu tố quan trọng khác đã tạo ra nhận thức về tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ. Đây là kết quả trực tiếp của những thất bại trong quản trị cấp cao, trong cả lĩnh vực thương mại và khu vực công.

Nhiều thất bại của công ty, và có thể ít nhìn thấy hơn, nhưng những thất bại rất đáng xấu hổ (và đôi khi tốn kém) trong chính phủ đã cho thấy sự cần thiết phải lưu giữ hồ sơ tốt – và điều đó có nghĩa là phải lưu giữ hồ sơ điện tử, như vừa giải thích.

Kết quả tất yếu là sự gia tăng các luật và quy định của chính phủ yêu cầu các tổ chức phải lưu giữ và quản lý hồ sơ tốt hơn.

Điểm mấu chốt là không có vấn đề gì thúc đẩy tổ chức của bạn phát triển chiến lược cho ERM ban đầu, lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp của bạn khiến nó trở thành một nỗ lực xứng đáng.