Chuỗi cung ứng phát triển mạnh nhờ tính liên tục. Thông qua các chiến lược như kaizen, biểu đồ quy trình thống kê và nhiều nguồn cung cấp và phân tích rủi ro, các chuyên gia cố gắng cải thiện hoạt động hàng ngày hiệu quả và có thể dự đoán được. Tuy nhiên, dù đã cố gắng hết sức, mọi thứ vẫn có thể xảy ra và làm sai. Chỉ riêng tại Hoa Kỳ, đã có 72 vụ thu hồi sản phẩm tiêu dùng chỉ trong quý đầu tiên của năm 2018, theo Statista. Các công ty có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc, sự bối rối và các vấn đề pháp lý bằng cách tiếp cận chủ động. Một kế hoạch giảm thiểu rủi ro vững chắc phải bao gồm ba điều C – kiểm soát, ngăn chặn và giao tiếp.
Điều khiển
Các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) kiểm soát quá trình sản xuất và vận hành bằng cách thiết lập các hướng dẫn để sản xuất hiệu quả và duy trì kiểm soát chất lượng. Tuy nhiên, hầu hết các SOP được viết dựa trên kỳ vọng rằng một quá trình lặp đi lặp lại sẽ thành công. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu quá trình không diễn ra như kế hoạch?
Các công ty phải sửa đổi các SOP của họ để xem xét nhiều tình huống thất bại tiềm ẩn và tạo các SOPS đối chiếu chi tiết các phương pháp ưu tiên cần tuân theo cho từng sai lệch tiềm ẩn. Những hướng dẫn về tình huống xấu nhất này phải bao gồm các hướng dẫn rõ ràng và ngắn gọn và thông tin liên hệ của người quản lý hoặc nhân viên cấp trên khác để được thông báo về từng vấn đề. Mục tiêu là có một kế hoạch hành động sẵn sàng mà bất kỳ ai ở bất kỳ cấp độ kỹ năng nào cũng có thể sử dụng. Điều này cũng làm giảm nhẹ các phản ứng vốn có của con người trong việc đoán trước và thực hiện các giải pháp đặc biệt khẩn cấp trong một cuộc khủng hoảng.
Đừng đợi đến khi xảy ra khủng hoảng mới xem xét và sửa đổi SOP. Hãy chuẩn bị ngay bây giờ cho các tình huống rất có thể xảy ra.
Sự ngăn chặn
Nếu một sự kiện quan trọng xảy ra và SOP bộ đếm được ban hành, bước tiếp theo là xử lý vấn đề. Có kế hoạch đặt ra một rào cản hình tượng xung quanh vấn đề để giảm thiểu thời gian sản xuất bị mất, thiệt hại cho nguyên liệu thô hoặc thành phẩm, có thể gây hại cho công chúng và tổn thất tài chính. Sau đó, tiến hành phân tích sự kiện quan trọng. Điều này có thể bao gồm ghi lại các tuyên bố từ những người lao động liên quan và tài liệu gần thời gian thực và ảnh chụp các khu vực hoặc hàng hóa bị ảnh hưởng để xác định điều gì đã xảy ra và mức độ thiệt hại. Thông tin thu thập được trong phân tích này có thể giúp cung cấp thông tin về các giao thức chủ động và phản ứng trong tương lai.
Một số phương pháp chủ động khác có thể hỗ trợ ngăn chặn. Ví dụ, việc thường xuyên thu thập mẫu tham chiếu của một sản phẩm có thể là một công cụ có giá trị cao trong việc kiểm tra phá hủy, phân tích hóa học hoặc thậm chí trong các tranh chấp trong Quan hệ khách hàng liên quan đến vấn đề chất lượng của các lô hàng rời. Những mẫu này có thể được giữ lại hoặc lưu trữ trong một khoảng thời gian xác định trước và chi phí liên quan trở thành một mục hàng bổ sung được tính trên hóa đơn.
Ngoài ra, một cuộc thu hồi giả là một bài tập tuyệt vời cho cả công ty và khách hàng của họ. Sự kiện được kiểm soát này kiểm tra tính hợp lệ của các quy trình và giao thức hiện tại, đồng thời cũng tạo cơ hội để đào tạo nhân viên về các biện pháp bảo vệ mới. Sau khi thử nghiệm, các phản hồi phải được sửa đổi và so sánh với các quy trình mà các công ty tốt nhất tuân theo để xem có cách nào để cải thiện quy trình hơn nữa hay không.
Giao tiếp
Khi một đợt thu hồi xảy ra và các kế hoạch ngăn chặn được thực hiện, hãy sử dụng thông tin liên lạc để giảm thiểu rủi ro hơn nữa và ngăn chặn các đợt thu hồi trong tương lai. Đây là cơ hội tuyệt vời để giao tiếp với khách hàng và củng cố mối quan hệ. Hãy cho họ biết điều gì đã xảy ra, nguyên nhân là gì, nó đã được khắc phục như thế nào và kế hoạch ngăn chặn những vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai. Sai lầm xảy ra và khách hàng nên hiểu điều đó, nhưng việc chia sẻ những hiểu biết sâu sắc với họ thể hiện sự trung thực và tôn trọng.
Khoảng thời gian sau thu hồi cũng là thời điểm quan trọng để trao đổi với các đối tác trong chuỗi cung ứng. Ví dụ, nếu hư hỏng là do sự cố với một thiết bị hoặc một bộ phận, thì nhà cung cấp phải được thông báo và đưa ra các đề xuất để cải tiến thiết kế hoặc vật liệu. Điều này mang lại lợi ích cho công ty bằng cách xác định một lỗ hổng trong hệ thống, nhà cung cấp bằng cách có thông tin mới để phân tích và khách hàng bằng cách nhận được các sản phẩm cải tiến trong tương lai.
Cuối cùng, hãy dành thời gian này để giao tiếp với nhân viên. Nhóm xử lý việc thu hồi hiện đã có chung một kinh nghiệm quan trọng và có khả năng là một loạt các cảm xúc và thách thức tương tự. Sử dụng điều này để giúp công nhân gắn kết như một đội. Ngoài ra, hãy cho họ thấy rằng sự chăm chỉ và cống hiến của họ được đánh giá cao. Tổ chức một cuộc thảo luận bàn tròn để thảo luận về vấn đề và ý tưởng để cải thiện. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy những đóng góp của họ sẽ được các giám đốc điều hành xem xét, họ sẽ được trao quyền để làm việc siêng năng và hiệu quả hơn trong tương lai.
Học hỏi từ những sai lầm và lập kế hoạch cho các vấn đề tiềm ẩn có thể trao quyền cho bất kỳ chuỗi cung ứng nào để quản lý rủi ro và kiểm soát tốt hơn và ngăn chặn các tình huống khi chúng xảy ra. Bằng cách trao đổi về những vấn đề này với các thành viên trong toàn bộ mạng lưới, các bên liên quan sẽ có các công cụ để tạo ra một sản phẩm tốt hơn và duy trì một môi trường hoạt động an toàn hơn.
Nguồn: ascm.org
