Tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA) là việc sử dụng rô bốt phần mềm để bắt chước các hành động mà người dùng sẽ thực hiện trên ứng dụng máy tính nhằm tự động hóa các quy trình kinh doanh có tính lặp lại cao và dựa trên quy tắc. RPA đang nổi lên như một động lực đột phá trong nền kinh tế dịch vụ, nơi mà nhiều nhiệm vụ văn phòng trung và hậu cần đòi hỏi nhiều nhân lực và thuộc loại lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc.
Các tổ chức đang ngày càng áp dụng RPA để tự động hóa các quy trình kinh doanh nhằm giảm mạnh chi phí và đạt được hiệu quả. Các ngành dịch vụ tài chính và bán lẻ đã dẫn đầu trong việc áp dụng RPA, nhưng có bằng chứng về việc gia tăng lực kéo đối với RPA trong các lĩnh vực sản xuất và chăm sóc sức khỏe. Theo công ty nghiên cứu dịch vụ Horses for Sources, thị trường tổng thể của RPA đã tăng 64% lên 200 triệu USD trong năm 2016 và dự kiến sẽ tăng 70% đến 80% vào năm 2018 do nhu cầu mạnh mẽ về tự động hóa này.
Đặc điểm quy trình ứng viên RPA
Không phải mọi quy trình đều là ứng cử viên sáng giá cho tự động hóa. Các quy trình có các đặc điểm riêng biệt sau đây làm cho chúng phù hợp với tự động hóa hơn các quy trình khác.
- Nút cổ chai: Trong toàn bộ chuỗi giá trị, quy trình thắt cổ chai là ứng cử viên hàng đầu cho tự động hóa vì thông lượng của quy trình tắc nghẽn quyết định hiệu quả của chuỗi giá trị tổng thể.
- Ổn định: Một quá trình ổn định và có khả năng với sự thay đổi thấp là một ứng cử viên thích hợp cho tự động hóa vì hành vi của nó có thể được dự đoán và do đó, logic xử lý của nó có thể được thiết kế và mã hóa để tự động hóa.
- Mạnh mẽ: Một quy trình mạnh mẽ trong đó tất cả các chế độ lỗi đều được biết đến là một quy trình ứng viên thích hợp cho tự động hóa vì tất cả các luồng ngoại lệ và hành vi của nó có thể được thiết kế và mã hóa để tự động hóa.
Lean Six Sigma và RPA
Tương lai sẽ ra sao đối với Lean Six Sigma (LSS) trong thời đại tự động hóa này khi các tổ chức có thể giảm đáng kể thời gian xử lý của họ (lên đến 80%) bằng cách áp dụng tự động hóa? Tự động hóa một quy trình bị hỏng không mang lại sự lãng phí và tốc độ nhanh chóng. Như chuyên gia quản lý Peter Drucker đã nói, “Không có gì vô ích bằng việc làm một cách hiệu quả mà điều không nên làm”.
LSS cải thiện hiệu suất của quy trình bằng cách loại bỏ các chất thải một cách có hệ thống và giảm sự thay đổi so với quy trình. Trong hành trình tự động hóa, LSS có thể hỗ trợ các tổ chức đánh giá quy trình ứng viên và làm cho quy trình phù hợp hơn với tự động hóa.
LSS có thể giúp các tổ chức theo những cách sau đây khi bắt đầu hành trình tự động hóa.
- Xác định các ứng viên phù hợp: Các quy trình hạn chế hoặc tắc nghẽn là những ứng cử viên chính cho RPA. Các công cụ LSS như phân tích nút thắt cổ chai có thể xác định các quy trình ứng viên phù hợp trong chuỗi giá trị bằng cách phát hiện các ràng buộc.
- Cải thiện tính ổn định của quy trình: LSS có thể cải thiện tính ổn định và khả năng của quy trình bằng cách giảm sự thay đổi trong quy trình, do đó làm cho quy trình phù hợp hơn với tự động hóa.
- Cải thiện tính mạnh mẽ của quy trình: Các công cụ LSS như chế độ lỗi và phân tích hiệu ứng (FMEA) có thể phát hiện ra các chế độ lỗi tiềm ẩn của quy trình và phát triển các kế hoạch giảm thiểu phù hợp cho chúng, do đó làm cho quy trình phù hợp hơn với tự động hóa.
Một quy trình được tối ưu hóa và tiêu chuẩn hóa sau LSS là một ứng cử viên tốt hơn cho RPA. Việc triển khai LSS theo sau là tự động hóa cải thiện cả hiệu lực và hiệu quả của quy trình và mang lại lợi tức đầu tư (ROI) tốt hơn cho một sáng kiến tự động hóa.
Áp dụng LSS khi bắt đầu hành trình tự động hóa để xác định quy trình ứng viên phù hợp và làm cho quy trình phù hợp tốt với tự động hóa.
Hình 1: Kết hợp LSS và RPA
Nghiên cứu điển hình: Mở tài khoản ngân hàng
Hãy xem xét một trường hợp tự động hóa được áp dụng cho quy trình mở tài khoản tại ngân hàng.
Tổng quan về quy trình
Một chuỗi giá trị mở tài khoản đơn giản tại ngân hàng bao gồm bốn bước quy trình:
- Ứng dụng
- xác minh
- Phán quyết
- Phê duyệt và thực hiện
Sau đây là các thông số hoạt động cho quy trình mở tài khoản tiêu chuẩn.
- Tổng số nhân viên toàn thời gian (FTE) = 14
- Thời gian chu kỳ = 5 ngày
- Thời gian dẫn đầu = 12 ngày
Hình 2: Quy trình cơ bản để mở tài khoản ngân hàng
Tự động hóa không có LSS
Ngân hàng có sáng kiến triển khai tự động hóa quy trình mở tài khoản. Nó chọn Quy trình ứng dụng làm quy trình ứng cử viên để tự động hóa vì nó có số lượng FTE cao nhất. Sau đây là hiệu suất hoạt động của quá trình mở tài khoản sau khi tự động hóa:
- Tổng số FTE = 10 (giảm 28,6% tổng số FTE)
- Thời gian chu kỳ = 5 (không giảm thời gian chu kỳ)
- Thời gian dẫn = 11 (giảm 8,3 phần trăm thời gian dẫn)
Vì một quy trình không tắc nghẽn, Ứng dụng, hiện đã được tự động hóa, nên một lượng lớn ứng dụng được tích lũy ở giai đoạn Xác minh.
Hình 3: Mở Tài khoản Ngân hàng bằng Tự động hóa, Không có LSS
Tự động hóa với LSS
Ngân hàng tận dụng các công cụ LSS để đánh giá quy trình ứng viên để tự động hóa và giảm bớt sự thay đổi trong quy trình ứng viên. Ngân hàng chọn Quy trình xác minh là quy trình ứng cử viên để tự động hóa vì đây là quy trình tắc nghẽn có thời gian chu kỳ dài nhất trong toàn bộ chuỗi giá trị.
Một FMEA được tiến hành cho quy trình Xác minh, giúp ngân hàng phát hiện ra các phương thức lỗi tiềm ẩn (các luồng ngoại lệ) của quy trình mở tài khoản, chẳng hạn như tình huống khách hàng có bằng chứng nhận dạng hợp lệ nhưng bằng chứng địa chỉ không hợp lệ. Điều này cho phép ngân hàng quản lý tất cả các luồng đặc biệt trong quá trình tự động hóa và tránh sự thất bại của quá trình tự động hóa do các ngoại lệ.
Sau đây là các chỉ số về hiệu suất hoạt động của quy trình mở tài khoản sau khi tự động hóa và tận dụng LSS:
- Tổng số FTE = 11 (giảm 21,4% tổng số FTE)
- Thời gian chu kỳ = 3 (giảm 20 phần trăm thời gian chu kỳ)
- Thời gian dẫn = 8 (giảm 33,3 phần trăm thời gian dẫn)
Rõ ràng, tự động hóa với LSS mang lại hiệu suất hoạt động tốt hơn cho quá trình mở tài khoản với việc giảm 20% thời gian chu kỳ và giảm 33,3% thời gian thực hiện.
Hình 4: Mở Tài khoản Ngân hàng bằng Tự động hóa, với LSS
Phần kết luận
Sự xuất sắc của quy trình tiếp tục có liên quan trong thời đại tự động hóa này. Tối ưu hóa hoặc thiết kế lại quy trình – kết hợp với LSS – phải là một phần không thể thiếu của bất kỳ hành trình tự động hóa nào.
Bạn cũng có thể thích
Nguồn: www.isixsigma.com
