Tháng Một 18

Cải thiện Quy trình Tuyển dụng ? Phần 1/2

OPERATIONS SIX SIGMA

0  comments

Trong nghiên cứu tình huống này, một nhóm cố gắng cải thiện quy trình tuyển dụng trong một công ty hàng tiêu dùng nhanh, lớn. Phần 1 tập trung vào việc giảm thời gian chu kỳ tuyển dụng. Phần 2 tập trung vào việc giảm nỗ lực cần thiết để điền vào một công việc.


Tiêu hao gia tăng là một vấn đề phổ biến trong các ngành công nghiệp. Các mục tiêu hàng tháng, hàng quý và hàng năm chặt chẽ không để lại sai sót khi nói đến việc luôn có sẵn nhân lực cần thiết. Tiêu hao không mong muốn dẫn đến hai thách thức đáng kể cho đội ngũ nhân sự (HR). Họ phải làm việc để liên tục:

  1. Giảm thời gian chu kỳ để thực hiện một công việc đang mở.
  2. Giảm nỗ lực cần thiết để tuyển dụng thành công.

Trường hợp được mô tả ở đây sử dụng quản lý chất lượng toàn diện (TQM) để giải quyết những vấn đề này trong một công ty hàng tiêu dùng nhanh, lớn ở Ấn Độ. (Lưu ý: Các chi tiết của quá trình đã được cô đọng và sửa đổi để bảo mật và dễ kể chuyện.)

Một chương trình nâng cao nhận thức về chất lượng kéo dài hai ngày đã giới thiệu cho các thành viên nhóm dự án đa chức năng về TQM (bao gồm [JIT], kiểm soát chất lượng tổng thể [TQC] và tổng số sự tham gia của nhân viên [TEI]). Sau đó, các cuộc họp kéo dài bốn đêm bắt đầu giải quyết vấn đề thông qua bảy bước giải quyết vấn đề:

  1. Xác định các vấn đề
  2. Nghiên cứu nguyên nhân
  3. Tạo ra các ý tưởng đối phó
  4. Kiểm tra và sửa đổi các ý tưởng
  5. Thực hiện ý tưởng
  6. Chuẩn hóa các thủ tục
  7. Biên soạn câu chuyện cải tiến chất lượng

Nghiên cứu điển hình được mô tả trong hai phần: 1) giảm thời gian chu kỳ và 2) giảm nỗ lực.

Bước 1: Xác định vấn đề

Theo thực hành được khuyến nghị của TQM, nhóm dự án bắt đầu bằng cách xác định điểm bắt đầu và kết thúc của quá trình – trong trường hợp này là điểm bắt đầu và kết thúc của quá trình tuyển dụng. Điểm bắt đầu và điểm kết thúc có thể được trình bày trong Bảng 1 dưới đây.

Bảng 1: Điểm bắt đầu và điểm kết thúc có thể có trong quy trình tuyển dụng
Khởi đầu Kết thúc
Nhân viên từ chức hoặc có một vị trí khả dụng (1) Đưa ra lời đề nghị tuyển dụng cho ứng viên thành công (3)
Nhân sự nhận được email để bắt đầu tuyển dụng (2) Nhân viên bắt đầu làm việc (4)

Sau khi thảo luận, nhóm đã đồng ý thực hiện quy trình giữa bộ phận Nhân sự nhận được email để bắt đầu tuyển dụng (Điểm 2) và lời đề nghị được gửi đến ứng viên qua đường bưu điện (Điểm 3). Người ta kết luận rằng các sự kiện giữa Điểm 1 và 2 và sau đó là giữa Điểm 3 và 4 không nằm trong tầm kiểm soát của nhóm dự án.

Để đo trạng thái hiện tại (vấn đề = trạng thái mong muốn – trạng thái hiện tại) của dữ liệu thời gian chu kỳ, tổng quan về các đợt tuyển dụng trước đây đã được lấy.

Thời gian chu kỳ trung bình (A) 64 ngày
Độ lệch chuẩn (σ) 52 ngày
A + 3σ 219 ngày

Các thành viên trong nhóm đồng ý (sau khi thảo luận sôi nổi) rằng họ sẽ hài lòng với kết quả nếu họ có thể giảm trạng thái A + 3 hiện tại của 219 ngày xuống còn 45 ngày – mục tiêu giảm 80% tích cực.

Bước 2 và 3: Nghiên cứu nguyên nhân / Tạo ý tưởng đối phó

Trong các vấn đề JIT, quá trình cải tiến thường bao gồm ba bước sau:

  1. Vẽ bản đồ quy trình hiện trạng.
  2. Áp dụng các nguyên tắc JIT để tạo ra các ý tưởng đối phó.
  3. Vẽ bản đồ quy trình đề xuất bao gồm cả hoạt động giá trị gia tăng và không giá trị gia tăng (NVA).

Các bước quy trình hiện tại từ khi Nhân sự nhận được yêu cầu ban đầu để điền vào một vị trí cho đến khi thư mời được chấp nhận được trình bày trong Bảng 2.

Bảng 2: Quy trình tuyển dụng hiện tại
Số bước Hoạt động
1 Gửi thông báo từ chức cho HR với yêu cầu bắt đầu tuyển dụng
2 Giám đốc nhân sự chỉ đạo nhóm tuyển dụng bắt đầu quá trình tuyển dụng
3 Đăng nhập vào trang web tuyển dụng / liên hệ với nhà tuyển dụng
4 Xác định / thu thập hồ sơ ứng viên
5 Nhận hồ sơ
6 Sơ yếu lý lịch
7 Gửi sơ yếu lý lịch được liệt kê cho người quản lý bộ phận
số 8 Đồng ý ngày phỏng vấn
9 Gọi cho ứng viên để phỏng vấn
10 Phỏng vấn 1
11 Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi
12 Gửi biểu mẫu phản hồi cho bộ phận nhân sự
13 Lên kế hoạch cho cuộc phỏng vấn 2
14 Lên lịch phỏng vấn 2
15 Phỏng vấn 2
16 Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi
17 Gửi biểu mẫu phản hồi cho bộ phận nhân sự
18 Xác định / thu thập hồ sơ (đợt 2)
19 Nhận hồ sơ
20 Sơ yếu lý lịch
21 Xác định / thu thập hồ sơ (đợt 3)
22 Nhận hồ sơ
23 Sơ yếu lý lịch
24 Phỏng vấn 3
25 Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi
26 Gửi biểu mẫu phản hồi cho bộ phận nhân sự
27 Chọn ứng cử viên
28 Gửi email cho bộ phận nhân sự về ứng viên đã chọn
29 Gửi thư mời

Các ý tưởng đối phó chính của JIT để giảm thời gian chu kỳ là:

  1. Giảm thời gian chờ đợi (thường từ 50 phần trăm đến 70 phần trăm thời gian chu kỳ) từ khi kết thúc một hoạt động đến khi bắt đầu hoạt động tiếp theo, và
  2. Loại bỏ các hoạt động NVA – các hoạt động thêm thời gian cho quá trình nhưng không có giá trị.

Bước 4: Kiểm tra và sửa đổi ý tưởng

Đầu tiên nhóm nghiên cứu tập trung vào việc giảm thời gian chờ đợi. Để xác định tiềm năng giảm thời gian chờ đợi, một thử nghiệm đã được đề xuất: xử lý một công việc mở đầu với tất cả các thành viên trong nhóm được thông báo ngắn gọn để không để hoạt động chờ đợi tại bàn của họ và ghi lại bao nhiêu thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ liên quan. . Kết quả được trình bày chi tiết trong Bảng 3 dưới đây.

Bảng 3: Thời gian của các bước trong quy trình tuyển dụng
Số bước Hoạt động Thời gian * (Phút)
1 Gửi thông báo từ chức cho HR với yêu cầu bắt đầu tuyển dụng
2 Giám đốc nhân sự chỉ đạo nhóm tuyển dụng bắt đầu quá trình tuyển dụng 25
3 Đăng nhập vào trang web tuyển dụng / liên hệ với nhà tuyển dụng 35
4 Xác định / thu thập hồ sơ ứng viên 4.320
5 Nhận hồ sơ 1.080
6 Sơ yếu lý lịch 120
7 Gửi sơ yếu lý lịch được liệt kê cho người quản lý bộ phận 5.760
số 8 Đồng ý ngày phỏng vấn 8.890
9 Gọi cho ứng viên để phỏng vấn 30
10 Phỏng vấn 1 1,020
11 Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi 330
12 Gửi biểu mẫu phản hồi cho bộ phận nhân sự
13 Lên kế hoạch cho cuộc phỏng vấn 2 40
14 Lên lịch phỏng vấn 2 2,880
15 Phỏng vấn 2 5,880
16 Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi 120
17 Gửi biểu mẫu phản hồi cho bộ phận nhân sự
18 Xác định / thu thập hồ sơ (đợt 2) 1.440
19 Nhận hồ sơ 1.440
20 Sơ yếu lý lịch 1.440
21 Xác định / thu thập hồ sơ (đợt 3) 8.640
22 Nhận hồ sơ 1.440
23 Sơ yếu lý lịch 60
24 Phỏng vấn 3 2,880
25 Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi
26 Gửi biểu mẫu phản hồi cho bộ phận nhân sự
27 Chọn ứng cử viên
28 Gửi email cho nhân sự đã chọn lại ứng viên
29 Gửi thư mời
Tổng (phút) 47.870
Tổng số ngày) 33

Nhóm nghiên cứu đã rất hào hứng với kết quả của 33 ngày quy trình tổng thể khi so sánh với mức trung bình trước đây là 64 ngày và A + 3σ là 210 ngày. Nhóm nghiên cứu tin rằng có thể đạt được mục tiêu giảm 50%.

Tiếp theo nhóm chuyển sang giảm các hoạt động của NVA và làm việc lại. Nhìn vào các hoạt động trong quy trình hiện tại cho thấy rằng không tìm được đủ ứng viên phù hợp là một vấn đề lặp đi lặp lại. Hiệu quả và độ rộng của tìm kiếm ứng viên ban đầu đã được nâng cao để tránh phải làm lại. Điều này dẫn đến việc loại bỏ bảy trong số 29 bước trong Bảng 3. Quy trình 22 bước hiện nay được trình bày trong Bảng 4.

Bảng 4: Quy trình tuyển dụng sửa đổi
Số bước Hoạt động Thời gian xử lý (phút) Thời gian chờ (Phút)
1 Gửi thông báo từ chức cho HR với yêu cầu bắt đầu tuyển dụng
2 Giám đốc nhân sự chỉ đạo nhóm tuyển dụng bắt đầu quá trình tuyển dụng 25
3 Đăng nhập vào trang web tuyển dụng / liên hệ với nhà tuyển dụng
4 Xác định / thu thập hồ sơ ứng viên 360
5 Nhận hồ sơ 5
6 Sơ yếu lý lịch 60
số 8 Gửi sơ yếu lý lịch được liệt kê cho người quản lý bộ phận
9 Đồng ý ngày phỏng vấn
10 Gọi cho ứng viên để phỏng vấn 30
11 Phỏng vấn 1 300 960
12 Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi 30
13 Gửi biểu mẫu phản hồi cho bộ phận nhân sự
14 Gọi cho ứng viên phỏng vấn 2 5
15 Xác nhận ngày phỏng vấn 15
16 Phỏng vấn 2 180 960
17 Hoàn thành biểu mẫu phản hồi 10
18 Đề nghị bồi thường được xác định 60
19 Đề nghị bồi thường đã được gửi để phê duyệt
20 Đã nhận được sự chấp thuận 120
21 Gửi thư mời 30
22 Đề nghị chấp nhận 480
Tổng số (Phút) 1685 1920
Tổng số ngày) 7 số 8

Nhóm được yêu cầu ước tính thời gian hợp lý cho mỗi bước mà không có sự chậm trễ quá mức. Quy trình sửa đổi bao gồm một số thời gian chờ đợi khi tương tác trực tiếp với các ứng viên, những người có khả năng sẵn sàng là một biến không kiểm soát được. Tổng tất cả các lần được cộng lên đến tám ngày làm việc và giảm 75 phần trăm thời gian chu kỳ. Sự sụt giảm từ 33 ngày (thể hiện trong Bảng 3) xuống còn 8 ngày khiến nhóm nghiên cứu rất ngạc nhiên.

Thử nghiệm ý tưởng này đã đạt được bằng cách coi một lần tuyển dụng là trường hợp đặc biệt và đảm bảo thời gian chờ đợi tối thiểu trong suốt quá trình. Các thành viên trong nhóm ghi lại thời gian hoàn thành mỗi bước.

Việc tuyển dụng thử nghiệm kéo dài 18 ngày so với 33 ngày ban đầu. Hai trường hợp thử nghiệm tuyển dụng khác kéo dài sáu ngày mỗi trường hợp.

Bước 5: Thực hiện ý tưởng

Quá trình này được thực hiện cho tất cả các đợt tuyển dụng trong tương lai. Thời gian chu kỳ cho mỗi lần tuyển dụng được vẽ trong biểu đồ bên dưới. Việc giảm thời gian chu kỳ đạt được trong 25 lần tuyển dụng được hiển thị ở đây.

Trước (Ngày) Sau (Ngày) Phần trăm cải thiện
Trung bình (A) 63 số 8 Hơn 85%
A + 3σ 175 30 Hơn 80%

Tuyển dụng theo chu kỳ thời gian - Trước và sau

Tuyển dụng theo chu kỳ thời gian – Trước và sau

Bước 6: Chuẩn hóa các thủ tục

Quy trình 22 bước thể hiện trong Bảng 4 đã được ghi lại và các nhân viên đã được đào tạo để tuân thủ quy trình tuyển dụng mới. Việc theo dõi thường xuyên từng đợt tuyển dụng đã được giới thiệu để ngăn chặn tình trạng chậm trễ quay trở lại quy trình. Ngoài ra, thời gian chu kỳ của mỗi đợt tuyển dụng được ghi lại và biểu đồ được tạo ra để theo dõi kết quả. Bất kỳ sự chậm trễ nào đã được phân tích nguyên nhân gốc rễ và giải quyết.

Bước 7: Biên soạn câu chuyện cải thiện chất lượng

Câu chuyện cải tiến chất lượng đã được chuẩn bị và trình bày với đội ngũ quản lý của công ty.

 

Nguồn: www.isixsigma.com

Chủ đề liên quan:

Dr. William Edwards Deming, cha đẻ hệ thống lý thuyết về kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê

QMS là gì? ISO 9001 và các hệ thống quản lý chất lượng

Ba cách đơn giản để chuỗi cung ứng có thể góp phần tạo ra các chiến lược sản phẩm có tác động và tăng trưởng kinh doanh bền vững

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>