Mọi người nghĩ về việc kiểm tra giấy phép là một phần của quá trình xây dựng lâu dài và gian khổ – và họ đã đúng! Nhưng bản thân việc kiểm tra cũng không cần phải lâu và gian khổ.
Thanh tra Xây dựng Quận Brevard (Florida) là một cảnh tượng được hoan nghênh khi những người nộp đơn háo hức chờ đợi để kết thúc các dự án xây dựng hoặc tiến hành giai đoạn tiếp theo. Với hơn 40 loại kiểm tra khác nhau và từ 200 đến 300 cuộc thanh tra được tiến hành hàng ngày, tuy nhiên, phối hợp định tuyến của 14 thanh tra viên của Quận trên hơn 500 dặm vuông chưa hợp nhất là nhiệm vụ không nhỏ. “Chắc chắn, chúng tôi cố gắng làm cho quy trình diễn ra liền mạch nhất có thể, từ yêu cầu thanh tra đến lập lịch trình để cung cấp kết quả thanh tra kịp thời. Chúng tôi muốn công dân của chúng tôi biết rằng chúng tôi hiểu các dự án xây dựng thường rất căng thẳng và chúng tôi cố gắng loại bỏ bất cứ rắc rối nào có thể khỏi quá trình này ”, Mike McCaughin, quan chức chính của tòa nhà cho biết.
Quận gần đây đã hoàn thành hai dự án cải tiến Lean Six Sigma tập trung vào hiệu quả thanh tra. Các nhân viên được chọn của Quận được tổ chức thành các nhóm để mổ xẻ và kiểm tra mọi phần của quy trình.
Dự án 1: Thực hiện các yêu cầu kiểm tra trực tuyến
Quận đã cung cấp các cuộc kiểm tra vào ngày làm việc tiếp theo trong một thời gian. Nhưng cho đến gần đây, Bộ Xây dựng hầu như không có khả năng chấp nhận các yêu cầu kiểm tra, thay vào đó dựa vào điện thoại hoặc email để nhận yêu cầu. “Nộp đơn xin phép đã tiếp tục tăng vào mùa xuân này; chúng tôi hiện đang vượt quá mức của năm ngoái. Trong hai hoặc ba tháng nữa, chúng tôi sẽ rất bận rộn với các yêu cầu kiểm tra kết quả, ”McCaughin nói thêm. Việc quản lý các yêu cầu giấy phép đó sẽ khó khăn và cần phải tìm ra hiệu quả.
Dự án đầu tiên đưa ra các yêu cầu kiểm tra trực tuyến thông qua Trang web Dịch vụ Nâng cao của Brevard (BASS) – cổng thông tin trực tuyến của Bộ Kế hoạch & Phát triển để xin phép (Hình 2).
Hình 2: Cổng cấp phép trực tuyến BASS
Hầu hết các đơn xin giấy phép, yêu cầu kiểm tra và gia hạn giấy phép nhà thầu hiện có thể được gửi thông qua trang web với xác nhận tức thì. Việc mở rộng hệ thống bao gồm các yêu cầu kiểm tra giúp Quận tiết kiệm hơn 2.000 giờ mỗi năm và cho khách hàng thêm hai giờ trong ngày làm việc để lên lịch kiểm tra. Các yêu cầu kiểm tra được gửi trước 4 giờ chiều sẽ được kiểm tra vào ngày làm việc tiếp theo. Trước dự án này, người dân phải gửi yêu cầu trước 2 giờ chiều và đợi trung bình từ hai đến ba giờ để kiểm tra xác nhận. “Thay vì gọi điện cho chúng tôi hoặc gửi email yêu cầu kiểm tra và chờ chúng tôi trả lời, khách hàng của chúng tôi giờ đây có cơ hội tự lên lịch kiểm tra và nhận được phản hồi ngay lập tức. Thay đổi này giúp tiết kiệm thời gian của khách hàng, ”Dawn Verostic, giám đốc dịch vụ khách hàng, nhận xét.
Chương trình thí điểm yêu cầu kiểm tra trực tuyến bắt đầu nhỏ. Rebecca Ragain, trợ lý giám đốc của Planning & Development và trưởng nhóm Lean Six Sigma cho biết: “Chúng tôi đã đến thăm các nhà xây dựng và nhà thầu khác nhau tại văn phòng của họ và thực sự cố gắng tìm hiểu nhu cầu của họ. Khách hàng của Brevard County, Viera Builders đã được yêu cầu thử nghiệm tính năng lập lịch kiểm tra trực tuyến; khối lượng cho phép của họ khiến họ trở thành một ứng cử viên tốt để kiểm tra các giới hạn của hệ thống.
Nhóm Lean Six Sigma đưa ra giả thuyết rằng chỉ cần chuyển Công ty Viera từ các yêu cầu kiểm tra qua điện thoại sang trực tuyến sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Nhưng trước khi nhóm có thể chính thức triển khai chương trình thử nghiệm yêu cầu ảo, các nhà xây dựng và ứng viên khác đã tìm thấy tính năng yêu cầu kiểm tra trực tuyến trên trang web của Quận. “Chúng tôi đã nhanh chóng vượt quá mục tiêu yêu cầu kiểm tra trực tuyến 25% của mình. Giờ đây, hơn một phần ba yêu cầu kiểm tra của chúng tôi được thực hiện hầu như với xác nhận tức thì. Khi so sánh với năm phút cho mỗi yêu cầu qua điện thoại hoặc email trung bình, sự tiện lợi thực sự bắt đầu tăng lên cho khách hàng và nhân viên của chúng tôi, ”Ragain nói.
Dự án 2: Chỉ định đúng người kiểm tra đúng vị trí
Dự án thanh tra thứ hai nhằm đảm bảo việc chỉ định đúng thanh tra viên cho cuộc thanh tra dựa trên loại hình và địa điểm thanh tra. Điều này thông báo cho khách hàng những người mong đợi và khi nào họ mong đợi họ – cho phép sự phối hợp nhiều hơn giữa người kiểm tra và khách hàng. Việc cải tiến cách thức phân công các thanh tra viên cũng đã giảm một nửa số lượng các cuộc thanh tra được lên lịch và mang lại sự đảm bảo hơn về quy trình cho khách hàng.
20 đội dẫn đầu
Quận đã triển khai hơn 20 nhóm Lean Six Sigma để kiểm tra các quy trình khác nhau của Quận. Frank Abbate, Giám đốc Hạt Brevard cho biết: “Lean Six Sigma thực sự là mong muốn của chúng tôi về việc tổ chức này trở thành một tổ chức có thể ‘tự sửa sai’ trong khi cho phép các nhân viên tận tụy có được các công cụ hỗ trợ phát triển chuyên môn của họ và cung cấp cho chúng tôi một đội đình công để cải tiến liên tục . ”
