Cách khuyến khích thắt lưng xanh

Huấn luyện Đai xanh (GB) là trách nhiệm chính của hầu hết Đai đen (BB). Cung cấp lời khuyên về việc sử dụng công cụ nào, hướng dẫn cách chạy kiểm tra thống kê và đầu vào chuẩn bị cho việc xem xét trạm thu phí dự án, tất cả đều thực hiện bí quyết kỹ thuật của BB. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không thể yên tâm về sự nhiệt tình của một GB đối với dự án của họ hoặc thậm chí quan tâm đến việc trở thành một GB?

Duy trì sự tham gia tích cực của GBs trong cải tiến quy trình có thể là một thách thức. Và nếu GB không tham gia, thì việc giữ cho các dự án của họ đi đúng hướng sẽ ngày càng trở nên khó khăn. Ngay cả việc khiến nhân viên quan tâm đến việc trở thành một GB và các dự án làm việc cũng có thể khó khăn nếu văn hóa công sở liên quan đến Lean Six Sigma (LSS) không đạt tiêu chuẩn.

Những thách thức lớn hơn có thể tồn tại nếu GB là nhân viên làm việc theo giờ. Lịch làm việc hàng giờ của nhân viên có xu hướng không linh hoạt và họ có thể không thường xuyên truy cập vào máy tính. Đối với bất kỳ GB nào, đây có thể là trải nghiệm đầu tiên của họ khi lãnh đạo một nhóm.

Tuy nhiên, có một số bước mà BB có thể thực hiện để vượt qua một số thách thức này, bắt đầu bằng việc thúc đẩy một nền văn hóa LSS tích cực và mạnh mẽ.

Làm thế nào để củng cố một nền văn hóa LSS

Tất cả nhân viên của một công ty đang sử dụng LSS cần phải hiểu những điều cơ bản của phương pháp luận. Có vô số cách làm việc trong nền văn hóa của tổ chức để thúc đẩy lợi ích của Lean Six Sigma; danh sách sau đây không phải là toàn diện. BBs – hãy sáng tạo!

• Kết hợp phần giới thiệu về LSS theo định hướng của tất cả các nhân viên mới. Các nhân viên mới không cần phải học chi tiết về phương pháp tại thời điểm này, nhưng định hướng như vậy sẽ gieo mầm cho sự phù hợp của cải tiến quy trình trong công ty.
• Có một không gian thực tế được chỉ định nơi nhân viên có thể được cập nhật về mọi thứ LSS; phòng nghỉ hoặc quán cà phê thường là một điểm trung tâm có tầm nhìn tốt. Khuyến mãi LSS này có thể là màn hình hiển thị trên tường hoặc trong hộp đựng, hoặc trên màn hình tự động cuộn qua bảng trượt. Một số ví dụ về những điều cần làm nổi bật là cập nhật dự án, kết quả hàng năm, các dự án trong tương lai cần các thành viên trong nhóm, v.v.
• Kỷ niệm một “GB của tháng” và ghi nhận và khen thưởng cá nhân đó. Một số ý tưởng về những thành tựu nào có thể thích hợp để được công nhận theo cách này là: tiết kiệm được nhiều đô la, cải thiện không gian làm việc, hoàn thành dự án đúng thời hạn hoặc đạt được một số dự án nhất định (đã tham gia hoặc lãnh đạo).
• Cách tốt nhất để nhân viên tìm hiểu về LSS là tham gia vào một nhóm – mời những nhân viên chưa từng tham gia vào một dự án nào trước đây. Đôi khi những nhân viên thầm lặng không tình nguyện tham gia các dự án lại có những ý tưởng hay nhất. Đây cũng là một cách tốt để xác định GB trong tương lai.
• BB thường tổ chức một cuộc họp lựa chọn dự án chính thức với các nhà tài trợ và nhóm kinh doanh của họ. Trưng cầu ý kiến ​​từ nhân viên trước cuộc họp đó và đảm bảo rằng một hoặc hai trong số các dự án có nguồn gốc công khai đó được phê duyệt. Nếu nhân viên đưa ra đề xuất không phải là GB, hãy yêu cầu họ tham gia nhóm dự án. Nếu họ là GB, họ có thể là ứng cử viên sáng giá để lãnh đạo các dự án đó.
• BBs cần dành thời gian trên sàn nhà máy hoặc xung quanh tòa nhà văn phòng của họ; ra ngoài và về. Các BB không thể quảng bá văn hóa LSS nếu họ ở trong văn phòng của họ.

Cách quản lý thắt lưng xanh

Ngay cả khi mọi người trong công ty đã quen thuộc với những điều cơ bản của LSS, biết tên của các GB và nhận thức được các dự án GB, BB vẫn gặp thách thức trong việc giữ cho các GB đó đi đúng hướng. Một số đề xuất để giữ cho các dự án đi đúng hướng và GBs được tham gia là:

• Tạo điều kiện cho GB tham gia chọn các dự án của họ bất cứ khi nào có thể.
• Làm việc với GB để đảm bảo mục tiêu và phạm vi của dự án rõ ràng. Truyền đạt các mục tiêu và phạm vi này cho những người có khu vực sẽ bị ảnh hưởng hoặc có trong dự án (đặc biệt là người giám sát).
• Đảm bảo rằng người giám sát hoặc quản lý của GB nhận thức được các yêu cầu về thời gian của dự án. Lý tưởng nhất là người giám sát sẽ phù hợp với lịch trình của GB trong suốt thời gian của dự án. Một nỗ lực nhỏ do BB thực hiện khi khởi động dự án để đảm bảo trách nhiệm của GB được phân bổ một cách thực tế có thể đi một chặng đường dài đối với GB đó. Không gì có thể bóp nghẹt sự nhiệt tình của GB dành cho LSS nhanh hơn việc không có thời gian để làm việc cho dự án của họ.
• Cung cấp một mẫu trình bày dự án để GBs làm việc có thể hữu ích, nhưng hãy chống lại sự cám dỗ để làm quá nhiều công việc cho họ. Nếu GB cần hướng dẫn sử dụng PowerPoint, hãy sắp xếp các bài học chính thức hoặc không chính thức. Phát triển kỹ năng thuyết trình sẽ phục vụ tốt cho GB trong những nỗ lực trong tương lai.
• Khuyến khích GBs sử dụng bất kỳ hình thức họp nào phù hợp nhất với họ, dự án của họ và các thành viên trong nhóm của dự án. Các cuộc họp dự án không cần phải chính thức. Họ có thể được tổ chức xung quanh bàn ăn trưa hoặc trong khi uống cà phê.
• Ngồi trong một số cuộc họp dự án này, nhưng cố gắng không xen vào quá nhiều; để GB điều hành các cuộc họp.
• Nói chuyện với GBs hàng tuần để nhận thông tin cập nhật về dự án.

Làm thế nào để không hỗ trợ thắt lưng xanh

Đôi khi những gì một BB không làm cũng quan trọng bằng những gì họ làm khi thúc đẩy một GB. BBs nên tránh những điều sau:

• Đừng yêu cầu GB làm việc trên một dự án mà họ không muốn làm. Hầu hết các GB sẽ sẵn sàng làm việc trên bất kỳ dự án nào được đề xuất, nhưng nếu GB thực sự chống lại việc làm việc trên một dự án cụ thể, việc khăng khăng họ làm điều đó hầu như luôn phản tác dụng.
• Tránh phát triển điều lệ dự án cho GB. Nếu các GB lãnh đạo việc xây dựng điều lệ – với sự đóng góp từ các BB của họ, khi cần – họ có thể sẽ cảm thấy được ủng hộ ngay từ đầu.
• Không bao giờ công khai khiến GB bối rối vì sử dụng công cụ không đúng cách hoặc gặp phải thất bại của dự án. Huấn luyện GBs một cách riêng tư và tôn trọng.
• Không đặt GB trước khán giả mà không có hỗ trợ. Sắp xếp một tín hiệu trước buổi thuyết trình để BB biết liệu GB có cần sự hỗ trợ của BB hay không.
• Không chiếm đoạt bản trình bày của GB. Một lần nữa, một tín hiệu được sắp xếp trước hoạt động tốt để ngăn BB nhảy vào và chiếm lấy. Ngay cả khi BB cần phải tạm thời bước vào, họ nên chuyển bản trình bày trở lại GB càng sớm càng tốt.
• Đừng bao giờ đặt ra những mục tiêu không thể đạt được. Phạm vi của một dự án phải phù hợp với các nguồn lực cần thiết sẵn có.

Câu chuyện huấn luyện

Hãy xem xét câu chuyện huấn luyện của Scott và Ray. Black Belt Scott đã đăng một bảng đăng ký cho một lớp GB sắp tới và khi tờ này xuất hiện, tên của Ray nằm trong số những người được liệt kê. Khi Scott liên lạc với Ray về lớp học, Ray thừa nhận rằng ai đó đã viết tên anh ấy ra như một trò đùa và anh ấy không quan tâm đến việc trở thành một GB. Nghi ngờ rằng Ray đã không có cơ hội để thấy những lợi ích của LSS, Scott yêu cầu Ray đến văn phòng của mình để anh ta có thể cho anh ta xem một cái gì đó.

Vào thời điểm đó, công việc kinh doanh chậm chạp và các bộ phận khác trong công ty đã cho nghỉ việc. Scott chia sẻ với Ray tất cả các dự án LSS đã được thực hiện tại địa điểm của họ và số tiền họ đã tiết kiệm được. Scott giải thích rằng bằng cách thực hiện các dự án LSS này, bộ phận của họ đã có thể giảm chi phí, đó là một lý do khiến nhân viên của họ có thể tránh bị sa thải. Bởi vì Ray làm việc trong một khu vực của công ty không có bất kỳ dự án LSS nào, anh ấy đã không trực tiếp nhìn thấy tác động mà LSS có thể gây ra.

Bị thuyết phục bởi những lợi ích tích cực của LSS, Ray cuối cùng đã đồng ý đi đào tạo và chọn thực hiện một dự án tái chế. Bộ phận của ông đã chi khoảng 60.000 đô la hàng năm để xử lý các vật dụng như bìa cứng và dầu. Ray, phối hợp với Scott, soạn thảo điều lệ dự án. Ray đã tập hợp một nhóm và sau hai tháng, họ đã giảm chi phí tái chế xuống còn 0. Sau tháng thứ ba, họ bắt đầu tạo ra lợi nhuận.

Lần đầu tiên Ray trình bày dự án của mình, anh ấy đã rất lo lắng – việc nói trước công chúng nằm ngoài vùng an toàn của anh ấy. Scott đã thực hành với anh ấy, và họ sắp xếp rằng nếu Ray cần giúp đỡ trong buổi thuyết trình, anh ấy chỉ nên nhìn theo cách của Scott. Một vài lần trong buổi thuyết trình Ray đã tìm đến Scott, người đã giúp đỡ bằng cách thêm một hoặc hai nhận xét. Anh ấy luôn chuyển trọng tâm trở lại Ray. Cuối cùng, nó giống như một cuộc thảo luận với Ray hơn là một bài thuyết trình chính thức, điều này khiến anh ấy thoải mái hơn.

Dự án tái chế này tiếp tục tạo ra doanh thu khoảng 40.000 USD mỗi năm. Tự hào về những gì mình và nhóm của mình đã đạt được, Ray hiện đang thực hiện dự án GB thứ hai của mình.

Cung cấp kết qủa

Thách thức để giữ GBs tham gia vào dự án của họ cũng là cơ hội để BBs giúp phát triển các nhà quản lý và lãnh đạo dự án tuyệt vời. Với một chút huấn luyện và đôi khi một chút thúc đẩy, GB có thể mang lại kết quả đáng kinh ngạc – không chỉ về mặt tài chính mà còn về mặt cá nhân. Thúc đẩy thành công của họ khi GB mang lại kết quả và sẽ sớm không thiếu các ứng cử viên dẫn dắt các dự án của GB.

Bạn cũng có thể thích