Các Nguyên tắc Quản lý Thay đổi là gì?

Thay đổi nguyên tắc quản lý

Tại sao nhiều tổ chức phải vật lộn với việc thực hiện thay đổi? Đó là những kế hoạch chiến thuật tồi? Chiến lược kém? Sự thiếu tập trung từ lãnh đạo cấp cao?

Nhiều lần, nó gây ra cho con người – khía cạnh thay đổi của con người. Việc xem xét và lập kế hoạch cẩn thận cho văn hóa, giá trị, con người và hành vi của công ty bạn có thể giúp tách biệt dự án của bạn khỏi phần lớn thất bại.

Có thể đạt được sự hiểu biết sâu sắc về khía cạnh con người đối với sự thay đổi của bạn thông qua Quản lý Thay đổi. Hôm nay chúng ta sẽ xem xét các nguyên tắc của Quản lý thay đổi khi chúng được đề cập trong khóa đào tạo của AIIM. Một số đoạn trích từ khóa đào tạo thậm chí sẽ được sử dụng để giúp giải thích các nguyên tắc này.

Xác định sự thay đổi

Mọi dự án thay đổi phải bắt đầu từ đâu đó. Đối với các dự án thay đổi, bước đầu tiên là xác định sự thay đổi. Tuy nhiên, mức độ mà sự thay đổi được xác định thường là sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

* “Mọi dự án đều bắt đầu với việc ai đó tin rằng họ hiểu được sự thay đổi mà họ đang thực hiện. Đó là, nó bắt đầu theo cách đó cho đến khi ai đó – ngay cả chính người đó – bắt đầu đặt câu hỏi. ”

Dành thời gian để trình bày rõ ràng chính xác những gì bạn muốn thay đổi. Nó không chỉ là nói, “Chúng tôi chuyển sang phần mềm mới này vì nó tốt hơn.” Hãy vượt qua điều này với câu hỏi của bạn để xác định thực sự sự thay đổi.

Quản lý dự án và chương trình

Về cốt lõi, cam kết Quản lý Thay đổi là một dự án. Với bất kỳ dự án nào, khả năng quản lý nó có lẽ là khía cạnh quan trọng nhất. Trong khi quản lý sự thay đổi đòi hỏi rất nhiều sự lãnh đạo để hoàn thành, điều này sẽ mất đi nếu không có khả năng quản lý dự án.

* “Mặc dù điều cần thiết là duy trì quyền kiểm soát các dự án quản lý thay đổi của bạn, nhưng phân tích cuối cùng về sự thành công của dự án sẽ không được đo lường chủ yếu bằng các ràng buộc về chi phí hoặc lịch trình mà bằng những gì bạn đạt được. Khi chúng tôi tìm cách tạo ra sự thay đổi trong tổ chức của mình, chúng tôi phải đạt được và duy trì sự hỗ trợ trong suốt quá trình; để duy trì một lịch trình và tạo ra một kết quả mà không ai thích thì không tốt ”.

Kỹ năng quản lý dự án và chương trình là cần thiết để giữ cho dự án của bạn luôn thay đổi. Kỹ năng quản lý dự án rất hữu ích trong suốt quá trình kinh doanh với nhiều khóa đào tạo và tài nguyên có sẵn.

Khuyến khích nhận con nuôi

Thay đổi tổ chức mà không áp dụng có thực sự thay đổi không?

* “Giá trị của bất kỳ thay đổi nào trong tổ chức là khiến mọi người thực sự thay đổi. Nếu bạn thực hiện một thay đổi và không có ai thực hiện thay đổi, có điều gì thực sự thay đổi không? Trong sự thật, có lẽ là không. ”

Để thúc đẩy việc áp dụng, các yếu tố thúc đẩy và ngăn chặn việc áp dụng phải được xem xét. Nhận con nuôi là một việc hơi phức tạp vì có rất nhiều yếu tố tác động vào nó. Để giúp hiểu rõ việc áp dụng và động lực, khóa đào tạo của AIIM xem xét một số yếu tố sau:

• Sự khác biệt – sự khác biệt trong cách mọi người được thúc đẩy
• Rào cản – rào cản lớn và nhỏ có thể cản trở
• Niềm tin – một thành phần quan trọng cho sự thay đổi
• Thay đổi – cả ở cấp độ cá nhân và cấp độ tổ chức
• Mục đích – sức mạnh của mục đích và khả năng của nó để kéo mọi người lại với nhau
• Học tập – các nguyên tắc học tập của người lớn để nhận ra cách chúng ta giáo dục và giao tiếp có thể không hiệu quả đối với một số người

Hiểu được động lực là chìa khóa để truyền cảm hứng cho nó. Hãy dành thời gian để xem xét sự chấp nhận của người dùng và tìm cách khuyến khích động lực trong suốt dự án của bạn.

Kỹ năng và chiến lược giao tiếp

Nó không chỉ là những gì bạn nói; đó là cách bạn nói. Giao tiếp được cho là khía cạnh quan trọng nhất của dự án của bạn.

* “Chính khả năng giao tiếp của chúng ta với nhau và có chung ý định đã cho phép chúng ta trở thành dạng sống thống trị trên hành tinh. Chúng tôi không phải là người mạnh nhất và cũng không có hệ thống phòng thủ tự nhiên tốt nhất, nhưng chúng tôi đã cùng nhau tìm ra cách để chinh phục hành tinh. Giao tiếp, dù là bẩm sinh ở loài người chúng ta, không phải là điều mà tất cả mọi người –hoặc hầu hết mọi người – làm tốt. Có những thông tin sai lệch và cảm giác bị tổn thương mỗi ngày, bởi vì mặc dù chúng ta giao tiếp, nhưng rất ít người được dạy kỹ năng giao tiếp theo cách làm cho chúng hiệu quả. “

Xây dựng chiến lược giao tiếp. Chiến lược này nên bao gồm các phương pháp tiếp cận, nhịp và kênh – các phương tiện và phương pháp chúng tôi sử dụng để truyền đạt thông điệp của mình.

Một lưu ý nhanh về kỹ năng giao tiếp. Nhiều người trong chúng ta giao tiếp mọi lúc – và hầu hết chúng ta nghĩ rằng chúng ta khá giỏi trong việc đó. Tuy nhiên, luôn có cơ hội để rèn giũa các kỹ năng của bạn để khiến chúng trở nên có tác động hơn nữa. Kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ hữu ích trong công việc mà còn trong cả cuộc sống.

Quản lý các bên liên quan

Thay đổi thường đòi hỏi cả một nhóm người thực hiện. Những đồng đội này trong dự án thay đổi của bạn được gọi là các bên liên quan. Hiểu được những mối quan hệ này bên trong nhóm của bạn là chìa khóa để quản lý các bên liên quan. Việc đào tạo của AIIM chia thành năm lĩnh vực trọng tâm:

1. Xây dựng đội ngũ – xác định các bên liên quan quan trọng cho dự án của bạn
2. Xây dựng Community – xây dựng cộng đồng lớn hơn gồm những người sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi
3. Cuộc xung đột – giải quyết các vấn đề quản lý các bên liên quan
4. Mua vào – phát triển khả năng thay đổi và các ý tưởng liên quan
5. Minh bạch – tầm quan trọng của việc tạo ra sự minh bạch

Thay đổi tổ chức – Kết hợp tất cả lại với nhau

Thay đổi có thể phức tạp, đầy thử thách và khó khăn. Tuy nhiên, đó là một phần cần thiết của chiến lược kinh doanh dài hạn.

* “Tại đây, chúng tôi phơi bày và khám phá các hệ thống ẩn trong các tổ chức giúp chúng hoạt động bình thường. Các hệ thống này tạo ra và duy trì lực ma sát giữ tổ chức ở hình dạng hiện tại. Các tổ chức, theo nhiều cách, được thiết kế để chống lại sự thay đổi. Chúng được thiết kế để bảo vệ nguyên trạng. Mặc dù chúng ta có thể phá vỡ một phần hành vi của tổ chức, nhưng chúng ta có thể thấy rằng các cấu trúc nền tảng khác như văn hóa có khả năng chống lại nhiều hơn. Tin tốt với thay đổi tổ chức là nó bắt đầu bằng việc thay đổi hệ thống này rồi đến hệ thống khác cho đến khi tổ chức có thể được định hình theo một hướng mới ”.

Tập hợp các nguyên tắc này lại với nhau để chuyển đổi tổ chức của bạn và để thực hiện thay đổi mà tổ chức của bạn cần.

* Các đoạn trích từ Quản lý Thay đổi Tự tin của AIIM cho khóa đào tạo Chuyên gia Thông tin.