Tác giả: Satya Kudapa
Được công bố lần đầu tiên vào năm 1987, tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) ISO 9000 hiện được sử dụng rộng rãi trên thế giới với hơn 1,1 triệu công ty đã đăng ký. Tiêu chuẩn này – thực chất là một họ các tiêu chuẩn – được cập nhật định kỳ, gần đây nhất là vào năm 2015 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. ISO 9000 cung cấp hướng dẫn và khuôn khổ cho các tổ chức để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ của họ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và chất lượng được cải tiến liên tục. Việc tuân thủ các yêu cầu ISO 9000 giúp đảm bảo với khách hàng rằng các công ty có các quy trình và kiểm soát cần thiết để đảm bảo các sản phẩm hoặc dịch vụ an toàn, đáng tin cậy và chất lượng.
Lean Six Sigma phù hợp hoặc hỗ trợ ISO 9000 QMS như thế nào? Hai phương pháp luận khác nhau này có thể kết hợp với nhau để giúp một công ty hoàn thành các mục tiêu chiến lược của mình không? Hay họ dễ xung đột với nhau, gây ra những rắc rối và đau đầu không đáng có?
TMAC có nhiều kinh nghiệm làm việc với các công ty trong cả hai phương pháp này. Trong 15 năm qua, chúng tôi đã làm việc với hơn 150 công ty trong việc đăng ký của họ theo tiêu chuẩn ISO (ISO 9000, ISO 14000, v.v.). Trong cùng thời gian đó, TMAC đã cung cấp hơn 150 lớp Lean Six Sigma, cung cấp huấn luyện dự án cho hàng trăm đai và tạo điều kiện cho hàng chục sự kiện kaizen. Chúng tôi cảm thấy có một sức mạnh tổng hợp tự nhiên giữa hai phương pháp luận này. Và trên thực tế, nhân viên TMAC đề xuất nhiều công cụ LSS cụ thể khi làm việc với các công ty đang tìm kiếm chứng chỉ ISO 9000 của họ. Nhân viên của chúng tôi đôi khi cũng sẽ sử dụng các phương pháp tinh gọn – chẳng hạn như sự kiện kaizen – trong quá trình triển khai Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
Khi suy nghĩ về sự hợp lực tự nhiên giữa hai chương trình khác nhau này, hãy xem xét những điểm tương đồng sau:
- Cả hai đều là các chương trình được quản lý hàng đầu điều hành với cách tiếp cận chủ động ngăn ngừa vấn đề, cải tiến liên tục và tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu quan trọng của khách hàng
- Cả hai đều có thể áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp
- Cả hai đều yêu cầu sự phù hợp với chiến lược và sứ mệnh của tổ chức
- Cả hai đều dựa trên phương pháp luận cải tiến có cấu trúc (Plan-Do-Check-Act cho ISO, DMAIC cho LSS)
- Cả hai đều yêu cầu sự hợp tác chức năng chéo
- Cả hai đều yêu cầu xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
- Cả hai đều yêu cầu phát triển kỹ năng của lực lượng lao động phù hợp để triển khai hiệu quả
- Cả hai đều cung cấp cơ sở cơ bản để lập hồ sơ và tiêu chuẩn hóa các quy trình
- Cả hai đều nhằm mục đích cải tiến quy trình liên tục với kết quả có thể dự đoán được
- Cả hai đều yêu cầu sự tham gia của nhân viên để triển khai thành công và duy trì
Mặc dù tiêu chuẩn ISO 9000 nêu rõ một tổ chức phải liên tục cải tiến hiệu quả của hệ thống của mình, nhưng nó không quy định phương pháp cải tiến. Lean Six Sigma có thể cung cấp một cách hiệu quả các công cụ và kỹ thuật để đo lường và giám sát tính hiệu quả của các quy trình của tổ chức. Dưới đây là một số ví dụ về cách các công cụ LSS có thể được sử dụng để tuân thủ các yêu cầu đã chọn của ISO 9000. (Lưu ý: Các tham chiếu điều khoản dựa trên ISO 9001: 2015):
Mặc dù có nhiều cơ hội để áp dụng các công cụ và kỹ thuật LSS, nhưng mẹo là bạn phải biết khi nào sử dụng công cụ thích hợp. Mặt khác, có một chương trình QMS thành công cũng có thể thúc đẩy hiệu quả của việc triển khai LSS. Một số ví dụ về cách các chương trình này có thể hoạt động cùng nhau bao gồm:
- Cho phép quản lý tập trung và cam kết cải tiến
- Cung cấp lựa chọn và ưu tiên dự án hiệu quả phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh
- Đảm bảo các đánh giá của ban quản lý thường xuyên và đánh giá quá trình để đánh giá sự duy trì của quá trình
- Mang đến cơ hội thu hút sự ủng hộ của nhân viên để cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ
Một quan niệm sai lầm phổ biến khi triển khai các phương pháp luận này là mỗi chương trình – LSS & ISO 9000 – nên được thực hiện độc lập cho đến khi trưởng thành trước khi tìm kiếm cơ hội tích hợp. Trên thực tế, nhiều tổ chức chọn triển khai những sáng kiến này như những sáng kiến riêng biệt được quản lý bởi các nhóm khác nhau. Việc thiếu hiểu biết về sự hiệp đồng tự nhiên giữa các chương trình này có thể tạo ra các lỗ hổng trong tổ chức, dẫn đến mâu thuẫn lợi ích và cạnh tranh cho các nguồn lực giống nhau.
Các tổ chức thích ứng với một Chương trình cải tiến liên tục tổng thể tích hợp thành công các nguyên tắc từ cả hai khuôn khổ này có thể mang lại những lợi ích đáng kể. Mặc dù có vẻ như các phương pháp luận này phục vụ các mục đích khác nhau, nhưng mỗi phương pháp đều có vị trí trong việc quản lý một tổ chức thành công. Nó không phải là một trong hai / hoặc sự lựa chọn giữa các chương trình này. Chúng có thể được sử dụng hiệp đồng để tập trung nỗ lực cải tiến, tận dụng một loạt các công cụ và kỹ thuật đã được thử nghiệm và đáng tin cậy, tiết kiệm cả chi phí và thời gian cho tổ chức.
Thông tin thêm về Satya Kudapa:
Satya là đai đen Master Lean Six Sigma với hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc với hơn 100 công ty, từ các công ty nhỏ đến các doanh nghiệp lớn. Ông đã giảng dạy hàng chục lớp LSS và thực hiện hơn 500 buổi huấn luyện cho Green Belts, Black Belts và quản lý. Ông cũng đã làm việc với một số tổ chức để phát triển và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 / AS 9100 của họ. Satya là công ty đi đầu trong các Chương trình Quản lý An ninh Mạng và Sản xuất Thông minh của TMAC.
