1. Onboarding là gì?
Onboarding hiểu đơn giản là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Quá trình này giúp nhân viên mới có thể tự tin hơn, hòa nhập dễ dàng hơn với môi trường mới và cung cấp kĩ năng, kiến thức cần thiết phục vụ công việc về sau.2. Lợi ích của onboarding
Lợi ích từ onboarding mà doanh nghiệp thu lại tuy rất khó có thể đong đếm bằng những con số nhưng lại có thể dễ dàng thấy được ở tinh thần và thái độ của cá nhân nhân viên mới nói riêng và toàn bộ công ty nói chung. Cụ thể như sau:- Rút ngắn khoảng cách trình độ và tạo ra quy trình đồng nhất giữa những nhân viên cũ và mới. Khi được hướng dẫn và đào tạo đầy đủ, nhân viên mới sẽ dễ dàng nắm bắt công việc và dễ dàng để nhân viên vào guồng làm việc hơn.
- Giảm khoảng cách giữa nhân viên mới và các nhân viên cũ. Ngoài quy trình, con người cũng là điều nhân viên mới cần làm quen để hoàn thành công việc. Onboarding có vai trò như một chiếc cầu nối xóa đi những bỡ ngỡ, ngại ngùng của nhân viên mới.
- Tạo ra quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ. Onboarding là bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo. Thực hiện tốt onboarding sẽ tạo ra một quy trình từ tuyển dụng đến đào tạo thống nhất và không đứt quãng. Đây là khâu quan trọng trong việc giữ nhân tài trong doanh nghiệp, giúp giảm đáng kể tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu làm việc.
- Xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên mới. Đào tạo hội nhập sẽ tạo cơ hội để người quản lý có thể tiếp xúc sâu hơn với nhân viên mới. Đây là cơ hội để hai bên có thể hiểu nhau sâu hơn và từ đó có thể xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho cho nhân viên.
3. Quy trình Onboarding
Quy trình Onboarding không chỉ kéo dài trong 1 ngày hoặc 1 tuần đầu làm việc của nhân viên mới. Nó cần được chuẩn bị ngay từ lúc làm JD tuyển dụng kéo dài đến khoảng 2-3 tháng sau khi nhân viên được nhận (thường là đến hết thời gian thử việc). Quy trình Onboarding thường trải qua 3 bước sau:Pre-Onboarding
- Chuẩn bị những thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
- Chuẩn bị hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
- Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.
Ngày đầu tiên đi làm
Đây là ngày quan trọng nhất tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên. Đây là cơ hội thuận lợi để ghi điểm trong mắt nhân viên mới. Công việc sẽ không phải là điều quan trọng nhất trong giai đoạn này.- Đầu tiên hãy luôn luôn bắt đầu bằng 1 tour quanh văn phòng và bắt đầu giới thiệu những bộ phận cấu thành nên doanh nghiệp. Kết thúc của tour, nhân viên mới sẽ dừng chân bộ phận làm việc của mình để tiến hành chào hỏi và làm quen đồng nghiệp.
- Tiếp theo là giới thiệu về quy chế chung của công ty, hệ thống lương thưởng, phụ cấp,… để tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
- Sau khi hoàn thành hai bước là bước bàn giao những đồ dùng, công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ,… và giúp nhân viên mới làm quen với chúng. Trong bước này trưởng bộ phận sẽ gặp mặt và trao đổi thêm với nhân viên mới để nắm rõ mong muốn, nguyện vọng cũng như làm rõ công việc với nhân viên mới.
- Cuối ngày làm việc đầu tiên sẽ là 1 bữa tiệc ngọt nho nhỏ để nhân viên làm quen mọi người trong công ty. Một social post cũng sẽ được HR đăng lên group, hoặc kênh nội bộ của công ty để giới thiệu về nhân viên mới. Đây là một bước để nhân viên mới cảm thấy là “một nhà” với mọi người trong công ty.