Quản lý phân cực là quá trình chi phối mối quan hệ giữa hai thách thức nghịch lý. Trong mua sắm, khi chi phí ở một đầu của cực, thì bất kỳ yếu tố nào cũng có thể ở đầu kia: chất lượng, số lượng, tính nhất quán, v.v. Tuy nhiên, có lẽ cực khó quản lý nhất trong mua sắm là chi phí và các mối quan hệ.
Hầu hết các tổ chức mua sắm đều tập trung vào việc đảm bảo thỏa thuận tốt nhất có thể cho công ty của họ. Trong một thế giới mà các số liệu được yêu cầu để đo lường kết quả, các số liệu cho các tổ chức mua sắm thường rơi vào quản lý chi phí. Tập trung vào chi phí (hữu hình) có thể làm lu mờ sự tập trung vào giá trị (phần lớn là vô hình). Tập trung vào chi phí khiến chúng ta mất tập trung khỏi thành phần mối quan hệ, cuối cùng làm căng thẳng các mối quan hệ đó và buộc các nhà cung cấp phải hy sinh chính những yếu tố khác biệt mang lại giá trị.
Ngoài ra, nhiều tổ chức mua sắm cố gắng loại bỏ tính chủ quan khỏi quyết định mua hàng để theo đuổi lựa chọn nhà cung cấp công bằng và khách quan. Khách quan là một điều tốt, nhưng tìm kiếm nó để gây hại cho các mối quan hệ thì không. Thay vào đó, các chuyên gia mua sắm nên theo đuổi một cơ chế cho phép họ đo lường tình trạng mối quan hệ và kết hợp điều đó vào các ưu đãi của họ, thay vì chỉ tìm kiếm thỏa thuận tốt nhất.
Giả sử một giám đốc mua sắm làm việc cho một công ty lớn có quy trình mua sắm tập trung giải quyết các hoạt động trên quy mô lớn. Nếu các nhà cung cấp của công ty đó biết công ty đấu thầu sẽ luôn trao giá thầu cho bất kỳ nhà cung cấp nào gửi yêu cầu đề xuất ít tốn kém nhất, thì các nhà cung cấp đó được khuyến khích gửi các dự án với dự kiến chi phí rẻ nhất có thể. Điều này đúng ngay cả khi xu hướng đặt giá thầu ban đầu thấp làm tăng khả năng thay đổi đơn đặt hàng đắt đỏ hoặc bị trễ thời hạn của dự án. Người quản lý thu mua sẽ đạt được mục tiêu là có được chi phí thấp nhất có thể, nhưng phương pháp này sẽ không thực sự tiết kiệm được tiền cho công ty.
Đây là lúc mà quản lý phân cực phát huy tác dụng. Các nhà quản lý mua sắm phải làm nhiều việc hơn là tập trung vào việc đạt được chi phí thấp nhất; họ phải tính toán xem các quy trình kiểm soát chi phí ảnh hưởng như thế nào đến các mối quan hệ của họ.
Chính xác thông qua công nghệ
Thông thường, trong quá trình mua sắm, sự tương tác giữa hai doanh nghiệp được giữ ở mức tối thiểu. Đây là cách tốt để tránh thiên vị, nhưng càng làm giảm giá trị của các mối quan hệ. Một mối quan hệ phân cực không cân bằng giữa chi phí cũng không chỉ đơn giản là khuyến khích các hành vi tiêu cực; nó cũng có thể để lại nhiều giá trị hơn trên bàn. Trong thực tế,Ghi chú PwC trong sách trắng năm 2019rằng quản lý nhà cung cấp có thể là đặt cược tốt nhất của các nhà quản lý mua sắm trong việc ngăn ngừa “rò rỉ giá trị hợp đồng” hoặc giá trị bị mất đến từ mức hiệu suất thấp hơn so với hợp đồng ban đầu hoặc giá thầu dự kiến. Bài báo cũng chỉ ra rằng các nhà quản lý mua sắm phải đối mặt với mức rò rỉ giá trị trung bình 25% trong các hợp đồng.
Ngay cả khi các giám đốc điều hành công ty áp dụng cách tiếp cận đô la và xu để mua sắm, vẫn có động lực tài chính để cân bằng giữa việc kiểm soát chi phí thuần túy với việc quản lý và phân tích mối quan hệ tốt hơn. Vấn đề là việc quản lý hai cực rất khó thực hiện. Mua sắm đủ khó khi mục tiêu duy nhất là chi phí. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý mua sắm nên bổ sung nỗ lực của họ bằng công nghệ mới – không chỉ để kiểm soát chi phí và phân tích chi tiêu, mà còn để quản lý chính xác và hiệu quả hơn các mối quan hệ mua sắm.
Ngành công nghiệp mua sắm đã chậm chạp trong việc áp dụng các công nghệ mới.Nghiên cứu từ Bain & Companynhận thấy rằng ít hơn 10% công ty trong ngành mua sắm áp dụng các giải pháp mua sắm đã được thiết lập liên quan đến dữ liệu lớn, internet vạn vật hoặc công nghệ blockchain. Ngay cả những công ty nghĩ rằng họ đang áp dụng các công nghệ phân tích dữ liệu mới nhất cũng hiếm khi nhìn vào dữ liệu qua lăng kính của mối quan hệ lành mạnh và cùng có lợi. Họ có thể đánh giá liệu họ đang nhận được mức giá tốt nhất thông qua phân tích thị trường hoặc liệu chi tiêu có phù hợp với kỳ vọng hay không. Nhưng để đạt được cấp độ tiếp theo đòi hỏi phải nhảy vào các công nghệ mới, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML).
May mắn thay, AI và ML cho phép nhanh chóng nhận dạng các mẫu hành vi có thể làm xói mòn giá trị hoặc tạo cơ hội để tạo ra giá trị. Các công nghệ này cũng cho phép các nhà quản lý mua sắm thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và so sánh kết quả trong suốt vòng đời của dự án, chẳng hạn như bằng cách sử dụng thử nghiệm A / B đối với các chiến lược mua sắm để tối ưu hóa các mối quan hệ. AI và ML cũng giúp người dùng quản lý các giao dịch phức tạp đôi khi thay đổi theo từng trường hợp, xác định các xu hướng trong hành vi hoặc các mẫu xuất hiện trên các hệ thống.
Ngoài ra, bằng cách triển khai các công cụ với nguồn cấp dữ liệu phù hợp (không chỉ giữa công ty và nhà cung cấp mà còn trong chính thị trường), những công nghệ này hỗ trợ kiểm soát các cực của khách quan và chủ quan. Về bản chất, chúng trở thành một hệ thống kiểm tra và cân bằng, giúp loại bỏ sự thiên vị vô tình.
Một cơ hội toàn diện hơn
Sử dụng nhiều mô hình khác nhau có thể cung cấp các khía cạnh mới cho quá trình ra quyết định. Mỗi quyết định mua có một chút khác biệt, vì vậy các mô hình cần sự linh hoạt để cân nhắc mức độ quan trọng của các thuộc tính nhất định. Nếu có một dự án quan trọng về thời gian, thì nhà cung cấp được biết đến với việc giao hàng đúng hạn có thể xếp hạng cao hơn nhà cung cấp cung cấp mức giá thấp nhất. AI và ML phát huy tác dụng là giúp người mua thấy được mối quan hệ giữa các thuộc tính này và xác định xem tiêu chí quyết định có được xem xét chính xác hay không.
Ví dụ: một mô hình học máy có thể cho bạn biết rằng một nhà cung cấp cụ thể được biết đến với việc giao hàng đúng giờ hơn đối thủ cạnh tranh cũng có 80% cơ hội đưa ra các đơn đặt hàng thay đổi làm tăng chi phí tổng thể của dự án. Có, họ hoàn thành đúng thời gian, nhưng chi phí cuối cùng không ổn định. Mặt khác, mô hình tương tự đó có thể cho bạn biết rằng nhà cung cấp ở vị trí thứ hai có 30% khả năng gặp phải sự chậm trễ về thời gian nhưng trước đây sẽ gánh chịu chi phí của việc chạy quá tải thay vì tạo gánh nặng cho việc mua hàng với chi phí ngày càng tăng. Trong trường hợp này, nhóm quản lý của dự án có thể chấp nhận rủi ro chậm trễ thời gian là 30%, do khả năng duy trì ngân sách sẽ giảm khả năng ban lãnh đạo hủy dự án do áp lực chi phí.
Điều thú vị là việc mua sắm cũng thường được trang bị tốt hơn các ngành dọc khác trong một công ty để triển khai AI và ML. Xét cho cùng, lịch sử giao dịch sâu sắc được tạo bởi vòng đời mối quan hệ nhà cung cấp cung cấp một nguồn dữ liệu phong phú mà từ đó thuật toán có thể đưa ra kết luận và hiểu biết sâu sắc. Sau khi được triển khai, các giải pháp này tạo ra một vòng phản hồi công nghệ hơn là có thể làm cho việc quản lý phân cực liền mạch hơn. Một thuật toán có thể tiết lộ một giải pháp tiềm năng, sau đó mang lại nhiều dữ liệu hơn, có thể đề xuất một giải pháp tốt hơn.
Trong một thế giới lý tưởng, các nhà quản lý thu mua sẽ có thể có đầy đủ hồ sơ kỹ thuật số về vòng đời của sản phẩm, từ đơn đặt hàng ban đầu cho đến khi hoàn thành. Tất nhiên, dữ liệu xung quanh các đơn đặt hàng đó không phải lúc nào cũng thông qua hệ thống một cách rõ ràng và điều này tạo ra sự không chắc chắn về việc liệu các đơn đặt hàng có được thực hiện chính xác hay không. Mặt khác, một người mẫu được đào tạo bài bản có thể lấy tất cả các dữ liệu khác nhau và đối chiếu nó, tạo ra một bức tranh toàn cảnh hơn về việc thực hiện đơn hàng từ đầu đến cuối. Kết quả là một hệ thống mua sắm hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn – chính xác là những gì mọi người muốn.
Hãy là một trong những người đầu tiên kiếm được cái mới Chứng chỉ mua sắm chuỗi cung ứng ASCM! Chương trình nền tảng cung cấp cái nhìn tổng quan về các nguyên tắc cơ bản về mua sắm, chiến lược tìm nguồn cung ứng, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, đàm phán, số liệu đánh giá và hơn thế nữa.
Nguồn: ascm.org
