Chu kỳ (PDCA) có vai trò là giải quyết tất cả các vấn đề. Bạn càng sớm có thể nhìn nhận ra một giải pháp tích cực cho một vấn đề mà tổ chức của bạn đang phải đối mặt. Do đó làm cho bạn gần hơn với mục tiêu của mình. Một trong các trách nhiệm chính của bất kỳ chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý nào là điều hướng một cách tất cả các vấn đề chắc chắn sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện.
Thường được gọi là Chu trình PDCA, phương pháp phổ biến trong các tổ chức với nhiều lĩnh vực khác nhau. Bất kể loại vấn đề gì mà bạn đang cố gắng giải quyết, thì đó là một cơ hội cho chu kỳ này có thể giúp bạn đạt được kết quả tích cực. Nó bao gồm 4 thành phần chính như sau:
1. Plan – Kế hoạch
Đây là nơi mà vấn đề được soi sáng lên và phân tích. “Chính xác thì điều gì sai? Khi nào nó bắt đầu trở thành một vấn đề? ”
Nếu không có thời gian để phân tích giai đoạn này tốt; thì những bước tiếp theo hay những mục đích trên giai đoạn này hoặc giai đoạn sau sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều. Điều quan trọng là vấn đề được chỉ ra càng cụ thể càng tốt. Có thể như “doanh số bán hàng quá thấp” vẫn không phải là một vấn đề cụ thể trong việc dùng PDCA để hóa giải. Thay vào đó, vấn đề phải cụ thể. Dưới đây là tiến trình xác định cho kế hoạch.
Một ví dụ về một vấn đề dễ hiểu hơn với việc sử dụng phương pháp này như: Trước đây làm ra 1 sản phẩm cần 4 ngày để hoàn thành. Nhưng bây giờ vẫn sản phẩm đó nhưng phải cần đến 7 ngày mới hoàn thành, có một vấn đề ở đâu đó cần phải được sửa chữa. Rõ ràng, các vấn đề cụ thể mà bạn sử dụng trên chu trình này để sửa sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn, nhưng chúng phải được cụ thể và được xác định rõ trước khi bạn tiếp tục bước sau.
2. Do – Thực hiện
Một khi vấn đề chính được xác định chính xác, bạn và nhóm của bạn có thể bắt tay vào làm việc thực sự giải quyết vấn đề. Giai đoạn ‘Do-thực hiện’ là khi bạn bắt đầu suy nghĩ về các giải pháp cho vấn đề. Lúc đầu, có thể tốt nhất là chỉ cần tạo danh sách tất cả các giải pháp có thể mà không đi sâu vào chi tiết về bất kỳ giải pháp nào. Sau khi có nhiều ý tưởng trên việc họp bang, bạn có thể tiếp tục loại bỏ những ý tưởng yếu hơn và đi sâu hơn vào các giải pháp triển vọng nhất. Hy vọng rằng, bạn sẽ có ít nhất một vài lựa chọn khả thi mà bạn có thể tiếp tục.
Tiếp theo về “giai đoạn Do-thực hiện” sẽ thực sự bắt đầu một số các thử nghiệm về các giải pháp của bạn. Thử nghiệm có nghĩa là đưa các giải pháp này vào thực tế trên quy mô nhỏ để bạn có thể xem xét kết quả và nhìn xem liệu việc thực hiện thử nghiệm đó có thực sự tạo ra sự khác biệt hay không. Hãy suy nghĩ về cách tổ chức của bạn hoạt động và thử nghiệm các giải pháp này trên quy mô nhỏ. Điều này nên được thực hiện với sự gián đoạn tối thiểu cho các hoạt động liên tục của doanh nghiệp ( This should be done with minimal interruption to the ongoing operations of the business.)
3. Check – Kiểm tra, Nghiên cứu
Ở giai đoạn này, bạn phân tích kết quả của dự án thí điểm đó của bạn dựa trên những kỳ vọng mà bạn đã xác định trong giai đoạn 1 để đánh giá ý tưởng đó có hiệu quả hay không. Nếu nó không hoạt động như ý, có thể bạn cần quay lại bạn quay trở lại Bước (1)-Plan. Nếu nó đã hoạt động tốt, bạn hãy chuyển sang giai đoạn Act (4)
Bạn có thể thử thêm nhiều lần các các thay đổi và lặp lại các giai đoạn (2) Thực hiện và (3) kiểm tra.
Chuyển sang giai đoạn cuối cùng (Act) chỉ khi bạn thực sự hài lòng với kết quả của thử nghiệm ở bước này Check này.
4. Act – Điều chỉnh, cải tiến
Để hoàn thành chu trình, ‘Act‘ là giai đoạn cuối mà các giải pháp của bạn thực sự ở quy mô đầy đủ. Không giống như trong giai đoạn ‘Do’, nơi bạn chỉ thực hiện các thay đổi trên một quy mô giới hạn để kiểm tra chúng, giai đoạn ‘Act’ là bước cuối cùng mà bạn tiếp tục và đưa các thay đổi vào sử dụng trong toàn tổ chức. Điều quan trọng là bạn đã thực hiện tất cả các thử nghiệm cần thiết trước đó trong chu kỳ PDCA để bạn có thể tự tin vào kết quả khi bạn quyết định tiếp tục thực hiện với quy trình ‘Act’.
Tất nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn bắt buộc tthực hiện với chu trình PDCA. Nhưng bạn nên thực hiện mô hình này vì nó giúp bạn có thể liên tục cải thiện tất cả các hệ thống khác nhau trong tổ chức của bạn. Các vấn đề sẽ xuất hiện và cơ hội mới sẽ liên tục được làm sáng tỏ, vì vậy đừng ngại bắt đầu lại vào đầu chu kỳ PDCA và tìm thêm nhiều chỗ để cải thiện.
Đây là một trong những mô hình đơn giản nhất có thể được sử dụng trong kinh doanh, nhưng nó cũng là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất. Các công ty vẫn chưa bao giờ giải quyết cho ‘đủ tốt’ trên các lĩnh vực họ đang thực hiện, và đó chính là ý tưởng cho Chu kỳ PDCA. Mô hình này sẽ giúp bạn tập trung vào việc cải tiến liên tục và lâu dài.
[thrive_text_block color=”blue” headline=”Cụm Từ khóa chính trong bài này:
Chu kỳ ‘Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Thực hiện điều chỉnh’ là một quá trình giải quyết các vấn đề trong kinh doanh, đặc biệt liên quan đến việc cải thiện quy trình kinh doanh cũng như trong phễu kinh doanh. Các bước trong mỗi chu trình PDCA gồm những giai đoạn sau:
1. Plan: Kế hoạch – Hiểu tình hình hiện tại và sau đó thiết lập các mục tiêu và quy trình cần thiết để cung cấp kết quả phù hợp với mục tiêu.
2. Do: Thực hiện – Triển khai kế hoạch. Đó là, thực hiện quy trình đã được lên kế hoạch ở (1)
3. Check: Kiểm tra – Nghiên cứu kết quả thực tế của giai đoạn trước (2) và so sánh chúng với mục tiêu hoặc mục tiêu dự kiến để khám phá bất kỳ sự khác biệt nào. Hãy tìm sự sai lệch so với kế hoạch triển khai(1) và cũng tìm kiếm sự phù hợp của kế hoạch khác nếu cần để việc thực hiện (2) có thể hoàn thành đúng như mong đợi. Chuyển đổi mục tiêu đã thu thập thành một biểu mẫu có thể được sử dụng trong bước tiếp theo.
4. Act: Thực hiện điều chỉnh, cải tiến- Trường hợp có sự khác biệt đáng kể giữa kết quả thực tế và kế hoạch yêu cầu các hành động khắc phục.
Quá trình bên trong khá đơn giản, nhưng thông qua lặp đi lặp lại nó có một cơ hội để đảm bảo rằng các quá trình được cải thiện khá đáng kể.”] [/thrive_text_block]
Mọi trao đổi và chia sẻ thêm các bạn có thể để lại bình luận bên dưới. Hãy like và share bài viết để nhiều người có được những thông tin hữu ích.
Liên hệ hotline MOVAN để được tư vấn giải pháp Marketing miễn phí: 0356 000 123
(Nguồn free-management-ebooks.com)
