BPM (Business Process Management) – Quản lý quy trình kinh doanh là một thách thức lớn đối với các tổ chức. Các doanh nghiệp không đầu tư mạnh để hợp lý hóa quy trình kinh doanh của họ. Do họ thiếu nhận thức về hậu quả của nó. Movan sẽ hướng dẫn bạn quản lý các quy trình kinh doanh với sự trợ giúp của phần mềm tự động hóa.
BPM là gì?
Theo định nghĩa của bpm.com:
Business Process Management (BPM) – Quản lý quy trình kinh doanh là một bộ môn liên quan đến bất kỳ sự kết hợp nào của mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) và tối ưu hóa (optimization) các luồng hoạt động kinh doanh. Hỗ trợ các mục tiêu của doanh nghiệp, hệ thống mở rộng, nhân viên, khách hàng và đối tác trong và ngoài ranh giới doanh nghiệp .
Đây là cách một công ty tạo ra. Chỉnh sửa và phân tích các quy trình có thể dự đoán được. Tạo nên cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Mỗi bộ phận trong một công ty có trách nhiệm truy cập vào dữ liệu thô và biến nó thành một thứ khác. Có thể có một hoặc nhiều quy trình cốt lõi mà mỗi bộ phận xử lý.
Với BPM, một công ty sẽ xem xét tất cả các quy trình này một cách tổng thể và riêng lẻ. Nó phân tích trạng thái hiện tại. Và xác định các lĩnh vực cải tiến để tạo ra một tổ chức hiệu quả hơn.
Tại sao BPM quan trọng?
Các quy trình kinh doanh thiếu tính tổ chức và hệ thống hóa, có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn. Ở cấp độ cá nhân, mỗi người chỉ nhìn thấy một phần của một quy trình. Họ không nắm được toàn bộ quy trình của công ty. Và không hiểu sự tác động của một quy trình nhỏ đối với cả quy trình của công ty. Họ cũng không biết điểm bắt đầu và kết thúc? Dữ liệu chính cần thiết? Những điểm nghẽn tiềm ẩn và thiếu hiệu quả?
Các quy trình không được quản lý hiệu quả sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp:
- Lãng phí thời gian
- Lãng phí tiền bạc
- Đối mặt với nhiều vấn đề
- Các bộ phận/ban ngành đổ lỗi cho nhau
- Thiếu dữ liệu
- Nhân viên bị mất tinh thần
Các doanh nghiệp nên quản lý quy trình kinh doanh một cách có tổ chức để cải thiện quy trình của họ. Và giúp tối ưu tất cả các hoạt động của công ty.
Các bước của BPM
Bước 1: Design – Thiết kế
Hầu hết các quy trình đều bao gồm một biểu mẫu. Thu thập dữ liệu và quy trình nghiệp vụ để xử lý nó. Xây dựng biểu mẫu của bạn và xác định vai trò của từng người đối với từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc.
Bước 2: Model – Mô hình
Thể hiện quá trình trong một bố cục trực quan. Sửa các chi tiết như thời hạn và điều kiện. Để đưa ra ý tưởng rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu (workflow) trong suốt quá trình.
Bước 3: Execute – Thực thi
Thực hiện quy trình bằng cách áp dụng trực tiếp với một nhóm nhỏ trước. Sau đó, mở rộng nó cho cả doanh nghiệp. Hãy chắc chắn về độ bảo mật của các thông tin nhạy cảm bằng cách hạn chế quyền truy cập.
Bước 4: Monitor – Giám sát
Theo dõi quá trình khi triển khai quy trình làm việc. Sử dụng các số liệu phù hợp để xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và xác định vị trí thiếu hiệu quả.
Bước 5: Optimize – Tối ưu hóa
Khi phân tích, hãy chú ý bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện đối với biểu mẫu hoặc quy trình làm việc của bạn để làm cho chúng hiệu quả hơn. Xem xét các bước để cải tiến quy trình kinh doanh.
Các hệ thống BPM
Các hệ thống BPM có thể được phân loại dựa trên mục đích sử dụng. Dưới đây là 3 loại quản lý quy trình kinh doanh.
Integration-Centric BPM
Loại hệ thống quản lý quy trình kinh doanh này xử lý các quy trình chủ yếu giữa các hệ thống hiện tại của bạn (HRMS, CRM, ERP). Không có sự tham gia của con người. Các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh tập trung vào tích hợp. Có các trình kết nối và truy cập API mở rộng để có thể tạo các quy trình di chuyển nhanh.
Human-Centric BPM
BPM lấy con người làm trung tâm. Dành cho những quá trình được thực hiện chủ yếu bởi con người. Chúng thường hỗ trợ các cá nhân thực hiện nhiệm vụ. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện người dùng thân thiện, thông báo dễ dàng và tracking nhanh chóng.
Document-Centric BPM
Những giải pháp quản lý quy trình kinh doanh này áp dụng cho quy trình lấy tài liệu (hợp đồng, thỏa thuận…) làm trung tâm. Chúng cho phép định tuyến, định dạng, xác minh và nhận tài liệu được ký khi các tác vụ chuyển qua quy trình nghiệp vụ.
Hầu hết các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh có thể kết hợp các bộ phận của từng hệ thống này. Nhưng mỗi hệ thống thường sẽ có một chuyên ngành.
Lợi ích của BPM
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng BPM trong doanh nghiệp của bạn:
- Kiểm soát các quá trình thiếu hiệu quả và khó triển khai
- Tạo, phân tích và cải thiện quy trình kinh doanh
- Tăng hiệu quả các hoạt động hàng ngày
- Thực hiện các mục tiêu tổ chức lớn hơn
- Hướng tới chuyển đổi kỹ thuật số
- Cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động thiếu hiệu quả
- Theo dõi chặt chẽ các mục tiêu riêng lẻ (các điểm trong một quy trình nghiệp vụ)
Triển khai BPM có tốn kém không?
Chi phí triển khai BPM cũng không thấp. Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh có thể trở nên khá phức tạp. Cài đặt một giải pháp tại chỗ có thể tốn hơn 250.000 đô la. Bao gồm chi phí tư vấn và công nghệ. Nhưng chỉ với 5 triệu/năm, Movan ISO làm cho BPM có giá cả phải chăng hơn nhiều. Tại sao bạn không thử? Chọn một quy trình phức tạp để tự động hóa và bắt đầu với Movan ISO ngay hôm nay.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ MOVAN
Địa chỉ: Tòa nhà HBIIT – 185 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội
Website sản phẩm: https://movan.vn/
