Đàm phán là cách chúng ta đạt được những gì chúng ta muốn từ người khác. Mọi người đều đã thương lượng lúc này hay lúc khác: Khi còn nhỏ, nhiều người trong chúng ta muốn thức khuya và mặc cả với cha mẹ. Là những người trẻ tuổi, có lẽ chúng ta đã cố gắng đạt được một thỏa thuận tốt về một chiếc xe hơi và mặc cả với nhân viên bán hàng. Và với tư cách là các chuyên gia chuỗi cung ứng, chúng ta thường ở “chế độ người mua”, nơi mà các kỹ năng đàm phán của chúng ta phải có kỷ luật và liên tục được mài dũa.
Mặc dù có một số bước quan trọng đối với quá trình đàm phán, nhưng bài viết này sẽ tập trung vào việc chuẩn bị, vì rất nhiều bản lề của nền tảng. Hơn nữa, một khi bạn có được danh tiếng là một người luôn chuẩn bị kỹ lưỡng, điều này tạo ra tiếng vang cho những người khác mang theo trò chơi A của họ.
Tôi đã dành 35 năm trong ngành dịch vụ thực phẩm, vì vậy đây là một ví dụ về máy làm bánh mì bột ngô. Nhưng hãy thoải mái tưởng tượng bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào mà bạn có thể cần mua.
Trước tiên, để chắc chắn nhà cung cấp hiểu được mong đợi của bạn, bạn phải biết các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Đối với máy làm bánh mì bột ngô, có một công thức chi tiết của các thành phần, minh họa chính xác cách nó được sản xuất và cách những mặt hàng này đóng góp vào chi phí. Các thành phần là ngô và bột mì, có nguồn gốc từ các thị trường giạ ngô và lúa mì đỏ cứng. Sau đó, có quá trình chế biến lấy nguyên liệu từ trang trại đến thành phần. Đây là tất cả thông tin quan trọng. Và đừng quên về các thành phần phi thực phẩm, chẳng hạn như nhựa và bìa cứng, cũng như cách thu được các nguồn này và ảnh hưởng của chúng đến chi phí. Phát triển một thư viện tài nguyên trực tuyến để phục vụ cho việc tham khảo của bạn. Sản phẩm của bạn là nền tảng của RFP và bạn phải có loại kiến thức chi tiết này.
Tiếp theo, biết những người chơi và làm bài tập của bạn về họ. Mục tiêu là chỉ bao gồm những nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn của bạn và phù hợp với văn hóa của bạn. Việc có các nhà cung cấp phụ là một sự lãng phí thời gian của bạn, vì vậy hãy khám xét họ một cách thích hợp. Dưới đây là một số cân nhắc chính:
- Nhà cung cấp có phản ánh giá trị cốt lõi của bạn không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy xem lại trang web của họ, hỏi xem bạn có thể nói chuyện với khách hàng của họ hay không và tiếp cận với những người trong mạng lưới của riêng bạn, những người có thể có kiến thức về họ.
- Vị trí của họ có phù hợp không? Ví dụ: nếu bạn sống ở Bờ Tây, thì việc làm việc với một nhà cung cấp có trụ sở tại New York có thể không hiệu quả về chi phí.
- Tài chính của họ là gì? Tìm hiểu xem nhà cung cấp được tổ chức công khai hay tư nhân, những bên liên quan chính của họ là ai và họ sở hữu bao nhiêu phần trăm.
- Hồ sơ theo dõi của họ là gì? Đảm bảo rằng họ có các chứng nhận phù hợp và hoạt động tốt trong quá trình kiểm tra.
Cân nhắc thực hiện lịch trình RFP hàng năm và nhắm mục tiêu các nhà cung cấp nhất định mà bạn muốn tìm hiểu. Hãy tiếp tục với ví dụ về máy làm bánh mì bột ngô: Bạn sẽ thiết lập một chuyến thăm trang trại, công ty xay xát và nhà chế biến. Đảm bảo rằng bạn kiểm soát chương trình nghị sự – và điều này nên được thực hiện tốt trước chuyến thăm của bạn để đảm bảo chương trình này có tác động và đáp ứng kỳ vọng của bạn.
Những người chịu trách nhiệm về sản phẩm của bạn phải tham gia vào chuyến thăm: người thực địa, người mua hàng hóa, người từ nguồn cung ứng, người quản lý nhà máy, chuyên gia đảm bảo chất lượng, v.v. Bước vào thế giới của họ. Tôi đã nghe nói về nhiều công ty đến thăm một nhà máy và ra về chỉ với một bữa tối ngon lành. Chuẩn bị các câu hỏi cho từng người tại mỗi địa điểm. Đối với máy làm bánh mì bột ngô, chúng sẽ bao gồm những điều sau:
- Bắp mọc trong bao lâu?
- Sản lượng trên mỗi mẫu Anh là gì?
- Chi phí để trồng mỗi mẫu Anh là bao nhiêu?
- Chuyển đổi từ giạ sang bột ngô là gì?
- Điều gì xảy ra với chất thải?
- Có bao nhiêu nhân viên làm việc trong nhà máy?
- Mức lương trung bình hàng giờ là bao nhiêu?
- Thời gian sản xuất là bao lâu?
- Bạn chạy ở công suất nào?
- Hãy cho tôi biết về chương trình an toàn của bạn.
- Có bao nhiêu vụ tai nạn xảy ra trong năm ngoái?
- Họ là gì?
- Điều gì tạo nên một khách hàng tuyệt vời?
- Những thách thức lớn nhất của bạn là gì?
- Bạn tự hào nhất về điều gì?
Đúng vậy, những câu hỏi này dường như vô tận, nhưng người chiến thắng muốn làm việc với người chiến thắng và những câu hỏi thông minh, chu đáo sẽ xây dựng sự tôn trọng lẫn nhau.
Khi bạn rời trang trại hoặc cơ sở, hãy dành thời gian gửi lời cảm ơn đến những người bạn đã dành thời gian. Tôi luôn mang theo giấy ghi chú để có thể viết chúng trên máy bay về nhà. Tôi đảm bảo với bạn rằng cử chỉ nhỏ này có nghĩa là bạn sẽ được ghi nhớ.
Tiếp theo, hãy nghĩ về mục tiêu của bạn, cả tài chính và những mục tiêu khác. Trong ví dụ về máy làm bánh mì bột ngô của chúng tôi, tất nhiên bạn sẽ phấn đấu để có một mức giá tốt, nhưng bạn nên cân nhắc điều gì khác? Suy nghĩ vượt khuôn khổ. Có thể đó là động cơ tăng trưởng của sản phẩm, gói các sản phẩm khác, giảm giá khuyến mại theo mùa hoặc hàng tồn kho thay đổi. Một khi bạn đang đàm phán, bạn có thể quá vội vàng để nghĩ đến mọi mục tiêu.
Tương tự như vậy, hãy xem xét các mục tiêu của nhà cung cấp. Chìa khóa để đàm phán thành công thường là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác. Đồng cảm không có nghĩa là đồng ý, nhưng nó chắc chắn sẽ đi một chặng đường dài.
Sau đó, xác định dòng thời gian của bạn. Điều này cực kỳ quan trọng, vì nhà cung cấp có những khách hàng khác, và cả hai bạn đều không muốn bất ngờ.
Cuối cùng, hãy nghĩ đôi bên cùng có lợi. Hãy là một người biết lắng nghe để tiếp thu những gì quan trọng đối với họ và so sánh điều đó với mục tiêu của chính bạn – và những mục tiêu mà bạn nghĩ là của họ. Trong trường hợp bạn cần phải xoay sở, hãy chuẩn bị sẵn một kế hoạch và biết các lựa chọn của mình. Luôn cố gắng giữ bình tĩnh. Nếu cần, hãy bước ra xa hoặc nghỉ ngơi để giảm bớt căng thẳng. Im lặng là vàng; sử dụng nó khi cần thiết. Và đừng bao giờ đưa ra những quyết định quan trọng ngay tại chỗ.
LƯU Ý CỦA NGƯỜI BIÊN TẬP: Đây là “Quan điểm điều hành” cuối cùng của tác giả Janet Duckham. Tạp chí SCM Now xin cảm ơn sự phục vụ của cô ấy và chúc cô ấy mọi điều tốt đẹp nhất cho những nỗ lực trong tương lai.
Hãy là một trong những người đầu tiên kiếm được cái mới Chứng chỉ mua sắm chuỗi cung ứng ASCM! Chương trình nền tảng cung cấp cái nhìn tổng quan về các nguyên tắc cơ bản về mua sắm, chiến lược tìm nguồn cung ứng, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, đàm phán, số liệu đánh giá và hơn thế nữa.
Nguồn: ascm.org
