Chúng ta hãy cùng xem lịch sử tác động đến quy trình như thế nào và các doanh nghiệp ở Mỹ đã tận dụng, cải thiện quy trình để có lợi thế trong kinh doanh ra sao?
Thế giới vào giữa những năm 2000
Thế giới vào giữa những năm 2000 đã một lần nữa trải qua sự biến đổi căn bản. Cạnh tranh toàn cầu bây giờ là tiêu chuẩn. Thị phần của các nhà sản xuất ô tô Big Three đã giảm xuống dưới 60%, với hơn 30% hiện đang được nắm giữ bởi các công ty châu Á. Gas có giá hơn 2 đô la mỗi gallon. Sáp nhập và mua lại đã là bình thường trong nhiều ngành công nghiệp, tạo ra các công ty ít hơn, lớn hơn và có vốn hóa tốt hơn. Internet đã thay đổi hoàn toàn cách thức kinh doanh được giao dịch, bởi vì các công ty có thể tiếp cận khách hàng trên toàn cầu với chi phí tối thiểu. Lực lượng lao động đã trở nên di động hơn nữa về mặt nhảy việc từ công ty này sang công ty khác. Thâm niên, cách tiếp cận sự nghiệp trọn đời của thập niên 1970 đã bị đảo lộn; trong môi trường kinh doanh ngày nay, dường như việc ở lại với một công ty quá lâu thậm chí có thể được coi là một dấu hiệu của sự trì trệ. Khách hàng ngày càng khắt khe hơn; các tính năng sản phẩm và dịch vụ được coi là xa hoa ngày hôm qua là những mong đợi tiêu chuẩn bình thường của ngày hôm nay. Những tiến bộ trong công nghệ làm cho tốc độ tiến hành kinh doanh tăng nhanh hơn và nhanh hơn. Big Blue của IBM đã bị thách thức bởi Big Green của Microsoft. Chủ đề công nghệ trong những năm 1980 là về năng lực tính toán của máy tính để bàn, trong khi vào những năm 2000, chủ đề đã chuyển sang tính di động và truy cập thông tin từ bất cứ đâu. Tính linh hoạt của sản phẩm là yêu cầu bình thường. Ví dụ, thông thường hiện nay có điện thoại có thể gửi e-mail, chụp ảnh, phục vụ như đồng hồ bấm giờ và hơn thế nữa.
Tính cơ động của đội ngũ quản lý thay đổi khiến Quy trình ngày càng quan trọng hơn
Tất cả những xu hướng này có ảnh hưởng sâu sắc đến tầm quan trọng của việc có các quy trình tốt. Ví dụ, hãy xem xét tính cơ động ngày càng tăng của lực lượng lao động. Trong những năm 1970, các công ty có thể thoát khỏi việc để cho các nhân viên giàu kinh nghiệm của họ mang theo tất cả kiến thức về quy trình trong đầu mà không cần nhiều tài liệu. Rốt cuộc, mọi người đã ở vị trí tương tự trong 30 năm. Tất cả những gì cần thiết là mang lại một sự thay thế một vài tháng trước khi nghỉ hưu sắp tới, họ sẽ dạy cho người mới những sợi dây và để người mới triển khai công việc trong 30 năm tiếp theo. Thói quen này không thể được tuân theo nếu các vị trí thay đổi cứ sau vài năm, như ngày nay. Nếu một tổ chức cho phép kiến thức về quy trình của mình rời đi sau mỗi 18 tháng, thì nó sẽ liên tục đặt mình vào vị trí bắt đầu lại từ đầu. Các quy trình được ghi chép tốt là điều bắt buộc để giữ cho tổ chức hoạt động trơn tru.
Quy trình được McDonald áp dụng triệt để làm lên bí quyết kinh doanh bền vững
Hãy xem xét ví dụ về McDonald. Chắc chắn họ trải qua việc tốc độ phải thay thế nhân viên nhanh, vì nhiều nhân viên của họ là những người ở độ tuổi đi học làm việc trong một thời gian ngắn theo thiết kế và sở thích. Tuy nhiên, rất ít tổ chức triển khai công việc tốt hơn để đảm bảo tính nhất quán của quy trình. Các món khoai tây chiên được làm bởi McDonald ở New York hoặc London hoặc Tokyo hoặc Sydney sẽ được làm bằng một quy trình nhất quán và về cơ bản sẽ giống nhau. Khách hàng không bao giờ có bất kỳ câu hỏi nào mong đợi khi đặt hàng và chất lượng thực phẩm sẽ luôn đáp ứng những mong đợi của khách hàng. Mặc dù nhiều tổ chức có các quy trình có nhiều chức năng chéo và phức tạp hơn so với chuẩn bị hamburger, nhưng nguyên tắc quan trọng vẫn là: các quy trình phải được ghi lại và tuân theo để đảm bảo tính nhất quán khi đối mặt với lực lượng lao động thay đổi liên tục.
Tính cơ động của đội ngũ quản lý cũng có thể là một chất ức chế quy trình đáng kể trong văn hóa kinh doanh ngày nay. Trong những năm 1970, một giám đốc điều hành cấp cao có thể có nhiều năm kinh nghiệm với tổ chức này trước khi nhận chức vụ chỉ huy. Với tất cả các công việc nhảy việc và thuê bên ngoài được triển khai trong những năm 2000, thông thường các giám đốc điều hành không quen thuộc với khách hàng, công nhân và quy trình của tổ chức mà họ đã được thuê để điều hành. Không có nghi ngờ rằng việc tìm hiểu về khách hàng và nhân viên cần một khoảng thời gian nhất định, nhưng các chi tiết kỹ thuật và kinh nghiệm cần thiết để thực sự hiểu quy trình tổ chức có thể mất nhiều năm. Mặc dù không cần thiết cho các giám đốc điều hành để hiểu được sự phức tạp của mọi quy trình, nhưng họ cần phải đủ quen thuộc với các hoạt động bên trong của công ty để đưa ra các quyết định chiến lược và phân bổ nguồn lực phù hợp. Nhiều giám đốc điều hành không có thời gian, chuyên môn hoặc sở thích để có được kiến thức quy trình cần thiết, đưa công ty của họ vào thế bất lợi cạnh tranh (đôi khi đáng kể).
Làm việc từ xa ảnh hưởng đến xử lý hiệu suất tốt
Làm việc từ xa có thể đưa ra những thách thức đáng kể để xử lý hiệu suất tốt như mong muốn. Khái niệm cải tiến quy trình luôn có sự tham gia của các nhóm người tham gia phân tích và đồng ý về cách thay đổi quy trình của họ cho tốt hơn. Toàn bộ ý thức làm việc nhóm và tình bạn khó tạo ra hơn khi các bên làm việc từ xa. Nó cũng làm tăng mức độ khó của việc đảm bảo tính nhất quán của quy trình, khi khó truy cập, đo lường và giám sát các bên tham gia quy trình. Trong môi trường này, điều cần thiết là phải có các quy trình được làm tài liệu tốt và đào tạo mọi người cách sử dụng chúng khi chúng được giới
Quy trình xuất sắc giúp tận dụng khả năng và cơ hội kinh doanh
Quy trình xuất sắc cũng là một chìa khóa để tận dụng các khả năng do các cơ chế phân phối mới mang lại. Chọn, đóng gói và giao hàng hiệu quả có thể mang lại lợi nhuận đáng kể thông qua bán hàng qua Internet. Hợp tác với các nhà cung cấp cũng có thể mang lại hiệu quả phân phối thông qua công nghệ. Hãy xem xét ví dụ về Wal-Mart: Gã khổng lồ bán hàng có mối quan hệ với các nhà cung cấp chính, trong đó họ đảm bảo một lượng không gian kệ nhất định với điều kiện nhà cung cấp giữ cho kệ chứa đầy hàng hóa. Điều này không thể hoạt động hiệu quả nếu không có sự hợp tác của cả hai bên và một số công nghệ bóng bẩy. Giống như hầu hết các cửa hàng, Wal-Mart quét điện tử các sản phẩm tại quầy thanh toán để xác định mức phí phải trả. Điều khác biệt Wal-Mart với nhiều chuỗi khác là thông tin này được truyền ngay lập tức đến các nhà cung cấp để thông báo cho họ rằng sản phẩm đã được mua. Theo cách này, nhà cung cấp có thể giữ tổng số hàng tồn kho trong mỗi cửa hàng và biết khi nào là thời gian để bổ sung thêm. Đây thực sự là một tình huống đôi bên cùng có lợi. Nhà cung cấp giành chiến thắng vì có được không gian kệ cao cấp và không phải dự trữ nhiều hàng tồn kho dư thừa tại mỗi cửa hàng. Wal-Mart thắng vì nó tránh được hàng triệu đô la chi phí lưu kho. Và khách hàng thắng vì một số khoản tiết kiệm có thể được chuyển qua dưới dạng giá thấp hơn.
Có một xu hướng liên tục trong thế giới ngày hôm nay để làm mọi thứ nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Quy trình xuất sắc thường là lựa chọn duy nhất có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bởi vì kỳ vọng của khách hàng sẽ không thể ngừng tăng trong tương lai, hiệu suất quy trình sẽ còn quan trọng hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi thời gian trôi qua.