BPMN – Ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ

Trong bài viết này, Movan sẽ giúp bạn đọc có một cái nhìn rõ nhất về BPMN. Các câu hỏi BPMN là gì? Tại sao nó ra đời? Mục đích của nó là gì? Mô hình như thế nào? Tất cả sẽ được trả lời trong bài viết dưới đây.

Tất cả các công việc này đều được phân bổ và liên kết với nhau. Tạo thành luồng công việc (workflow) hay gọi là “quy trình nghiệp vụ” (business process). Và đấy chính là mấu chốt để tạo ra giá trị cung cấp đến cho khách hàng. Nhưng hiện nay rất ít công ty nhận ra hay định nghĩa rõ ràng.

BPMN là gì?

BPMN là viết tắt của Business Process Modeling and Notation. Tạm dịch là ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. BPMN là một phương pháp biểu đồ luồng (Flow chart). Dùng để mô hình hóa các bước của quy trình kinh doanh theo kế hoạch từ đầu đến cuối. BPMN là một chìa khóa để quản lý quy trình kinh doanh. Mô tả trực quan một chuỗi chi tiết các hoạt động kinh doanh và các luồng thông tin cần thiết để hoàn thành một quy trình. Mục đích của BPMN là mô hình hóa các bước để cải thiện hiệu quả. Đưa ra các tình huống mới hoặc đạt được lợi thế cạnh tranh.

Lịch sử phát triển của BPMN

Business Process Modeling Notation được phát triển bởi Tổ chức Sáng kiến quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Initiative – BPMI) và đã trải qua một loạt các sửa đổi. Năm 2005, BPMI sáp nhập với Tổ chức quản lý đối tượng (Object Management Group – OMG), tiếp quản sáng kiến này.  Năm 2011, OMG đã phát hành BPMN 2.0 và đổi tên thành Business Process Modeling and Notation. Nó tạo ra một tiêu chuẩn chi tiết hơn cho mô hình hóa quy trình doanh nghiệp. Sử dụng một bộ ký hiệu và tiêu chuẩn đa dạng hơn cho sơ đồ quy trình nghiệp vụ. Kể từ năm 2014, BPMN cũng đã được bổ sung bằng một phương pháp biểu đồ luồng (Flow chart). Được gọi là Tiêu chuẩn mô hình quyết định và ký hiệu - Decision Model and Notation standard.

Mục đích và lợi ích của BPMN

BPMN với mục đích chính là cầu nối thông tin giữa các bên liên quan trong quy trình nghiệp vụ. Nó hướng đến những người triển khai quy trình, cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết để triển khai chính xác. Nó cung cấp một tiêu chuẩn và ngôn ngữ chung cho các bên liên quan. Cho dù là nhân viên kỹ thuật hay nhân viên kinh doanh, người tham gia quy trình, nhà quản lý, các chuyên gia tư vấn... Đặc biệt, nó thu hẹp khoảng cách giữa kế hoạch và triển khai thực tế bằng cách cung cấp đủ chi tiết và rõ ràng vào chuỗi các hoạt động kinh doanh.

Việc lập sơ đồ có thể dễ hiểu hơn nhiều so với văn bản tường thuật. Nó cho phép giao tiếp và hợp tác dễ dàng hơn để đạt được mục tiêu của một quy trình hiệu quả tạo ra kết quả chất lượng cao.

Các phần tử và ký hiệu sơ đồ BPMN 2.0

BPMN mô tả bốn yếu tố cho sơ đồ quy trình kinh doanh:

1. Flow Objects (Đối tượng luồng): sự kiện (Event), hoạt động (Activity), cổng thông tin (Gateway)
2. Data (Dữ liệu): đối tượng dữ liệu (Data Object), đầu vào (Data Input), đầu ra (Data Output), kho dữ liệu (Data Store)
3. Connecting Object (Kết nối đối tượng): luồng tuần tự (Sequence Flow), luồng thông điệp (Message Flow), liên kết (Association), liên kết dữ liệu (Data Association)
4. Swimlanes: có hai cách thức để nhóm các phần tử mô hình hóa chính thông qua Swimlanes là Pool và Lane. Trong đó, Pool là biểu diễn đồ họa của một Thành phần tham gia. Còn Lane là một phân vùng thuộc một Process (đôi khi thuộc một Pool).
5. Artifacts: được sử dụng để cung cấp thông tin bổ sung về quy trình. Có hai Artifact tiêu chuẩn nhưng những nhà mô hình hóa hay công cụ mô hình hóa có thể tự do thêm các Artifact khi cần thiết. Hiện tại, tập Artifact gồm: Group và Text Annotation.

Các mô hình con của BPMN

BPMN được sử dụng để truyền tải một lượng lớn các thông tin đến nhiều đối tượng người đọc khác nhau. Nó được thiết kế bao gồm nhiều kiểu mô hình hóa. Mô hình con của BPMN cho phép nhiều người đọc có thể hiểu dễ dàng sự khác biệt giữa các phần. Có 3 kiểu mô hình thành phần cơ bản:

Private Business Process

Đây là nội bộ của một tổ chức cụ thể và không vượt qua các nhóm, hoặc ranh giới tổ chức.

Abstract Business Process

Quy trình này diễn ra giữa một quy trình nội bộ và một người tham gia hoặc một quy trình khác. Abstract Business Process cho thấy thế giới bên ngoài chuỗi các thông điệp cần thiết để tương tác với quy trình nội bộ. Nó không hiển thị quy trình nội bộ.

Collaboration Business Processes

Chúng cho thấy sự tương tác giữa hai hay nhiều thực thể doanh nghiệp.

Trong BPMN 2.0 cũng có các mô hình con khác

• Choreography diagram: Hiển thị tương tác giữa hai hoặc nhiều người tham gia. Nó cũng có thể được mở rộng với các Choreography phụ.
• Collaboration diagram: Hiển thị tương tác giữa hai hoặc nhiều quá trình, sử dụng nhiều nhóm. Tất cả sự kết hợp của các nhóm, quy trình và Choreogrphy có thể được sử dụng trong Collaboration diagram.
• Conversation diagram: Đây là phiên bản đơn giản hóa của Collaboration diagram. Nó cho thấy một nhóm các trao đổi tin nhắn liên quan trong một quy trình kinh doanh. Nó có thể được mở rộng với các Conversation phụ.

Lời khuyên cho mô hình hóa quy trình kinh doanh

1. Xác định rõ ràng phạm vi của quá trình với điểm bắt đầu và kết thúc.
2. Phác họa quy trình kinh doanh hiện tại để làm nổi bật sự thiếu hiệu quả. Sau đó, mô hình hóa một cách tốt hơn với BPMN.
3. Hiển thị sơ đồ BPMN phù hợp trên một trang. Ngay cả khi trang đó có kích thước to hay nhỏ.
4. Bố trí sequence flows theo chiều ngang. Hiển thị các ban ngành và dữ liệu theo chiều dọc.
5. Có thể tạo các phiên bản khác nhau của sơ đồ cho các bên liên quan khác nhau. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết cần thiết cho vai trò của họ.
6. BPMN không thích hợp để mô hình hóa các cấu trúc tổ chức. Sự cố chức năng hay mô hình luồng dữ liệu. Mặc dù BPMN mô tả một số luồng thông tin trong quy trình kinh doanh. Nhưng đó không phải là Sơ đồ luồng dữ liệu - Data Flow Diagram (DFD).