5 bước để có cuộc họp S&OP (Sales and Operation Planning – Hoạch định phối hợp sản xuất và bán hàng) thú vị và hiệu quả

Ngay cả trong thế giới COVID-19, văn hóa hội họp đang phát triển mạnh mẽ. Nhiều công ty tin rằng điều quan trọng là các nhóm gặp gỡ trực tiếp hoặc trực tiếp để thảo luận các vấn đề, giải quyết chúng, thống nhất kế hoạch và xác định hành động. Đây là một cách tiếp cận tuyệt vời - miễn là công việc thực sự được hoàn thành và có kết quả. Người ta nói rằng thời gian là tiền bạc. Không ai muốn lãng phí thời gian vào những cuộc trò chuyện không mang lại giá trị gia tăng hoặc những cuộc họp vô nghĩa. Nhiều công ty không biết một số cuộc họp của họ kém hiệu quả như thế nào, và một số giữ ảo tưởng rằng tất cả các cuộc họp đều bổ sung một số giá trị cho một sáng kiến.'s kết quả cuối cùng. Trên thực tế, đôi khi một cuộc họp chính thức kéo dài hàng giờ đồng hồ có thể có kết quả tương tự như một cuộc kiểm tra 10 phút. Một số chuyên gia đặc biệt eo hẹp về thời gian và dành cả ngày cho các cuộc họp liên tục, vì vậy các cuộc họp cần phải có mục đích và hiệu quả. Trong hành trình hoạch định chuỗi cung ứng , bán hàng và hoạt động sản xuất (S&OP) của riêng tôi, tôi đã từng có chương trình nghị sự đầy những cuộc họp liên tục và đôi khi chồng chéo. Vì công ty của tôi'của sự hiện diện toàn cầu, đôi khi tôi có cuộc họp với các đồng đội ở Châu Á vào lúc nửa đêm. Khá đau đớn khi cuộc họp nào cũng kết thúc không hiệu quả - và điều này xảy ra ít nhất một lần một ngày. Hiệu quả cuộc họp đóng góp rất nhiều vào sự thành công của một quy trình S&OP trưởng thành. Các cuộc họp S&OP thường là nơi thông tin liên quan được chia sẻ và đưa ra các quyết định để thu hẹp khoảng cách về hiệu suất. Như Lora Cecere, nhà sáng lập của Supply Chain Insights, đã chỉ ra, 60% thành công của S&OP đến từ sự thay đổi hành vi và văn hóa. Tất nhiên, điều quan trọng là các công ty phải đảm bảo rằng các cuộc họp S&OP của họ hoàn thành các nhiệm vụ mong muốn. Nhưng ngoài ra, các công ty nên cố gắng đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp của họ đều có năng suất và hiệu quả. Để đánh giá hiệu quả của các cuộc họp S&OP, tôi đã thiết kế một cuộc khảo sát nhỏ mà tôi sử dụng để đánh giá các diễn đàn S&OP mà tôi tham gia. Sau đó, tôi chia sẻ xếp hạng của mình với điều phối viên cuộc họp để hỗ trợ cải tiến liên tục. Tuy nhiên, khảo sát này và các khuyến nghị của nó thực sự có thể được áp dụng cho nhiều loại cuộc họp khác nhau để cải thiện các yếu tố chính: chuẩn bị, tham dự, nội dung, thời gian tập trung và hành vi.

Yếu tố cuộc họp 1: Chuẩn bị

Chuẩn bị cuộc họp hiệu quả đảm bảo rằng tất cả những người tham gia có thể tham dự cuộc họp và đến nơi với kiến ​​thức nền tảng mà họ cần để giúp đóng góp vào cuộc họp và đưa ra các quyết định hiệu quả. Đối với những người mới bắt đầu, lời mời họp nên được gửi trước - đôi khi trước một vài tháng cho một số bên liên quan bận rộn nhất của bạn hoặc cho những cá nhân sẽ cần đi du lịch. Sau đó, cuộc họp'Bản trình bày và thông tin thích hợp khác nên được gửi cho người tham dự trước ít nhất 24 giờ để họ có nhiều thời gian xem xét nội dung, chuẩn bị bất kỳ thông tin nào họ muốn đóng góp hoặc lập danh sách các câu hỏi của họ.'d thích hỏi trong cuộc họp.

Yếu tố đáp ứng 2: Chuyên cần

Tốt nhất, tất cả các bên liên quan nên tham dự. Tuy nhiên, nếu ai đó không thể tham dự, họ nên cử một đại diện có thể đóng góp và quyết định thay cho họ. Chỉ những cuộc họp quan trọng nhất - chẳng hạn như cuộc họp S&OP điều hành trong quy trình S&OP - nên hoãn lại nếu một nhân vật chủ chốt không thể tham dự. Tất cả các diễn đàn khác sẽ diễn ra theo lịch trình. Một lần nữa, đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải gửi trước các lời mời họp.

Yếu tố đáp ứng 3: Nội dung

Khi tôi đánh giá nội dung cuộc họp trước đây, tôi cân nhắc

• liệu bản trình bày được chia sẻ trước đó với người tham dự có thực sự được sử dụng hay không hay liệu nội dung bất ngờ có được sử dụng thay thế hay không
• nếu các nhà lãnh đạo cuộc họp thảo luận về tiến độ của các hành động đã thống nhất trước đó
• liệu những người tham gia có làm việc để giải quyết những khoảng trống trong hiệu suất và điều chỉnh những sai lệch so với kế hoạch
• nếu một quyết định thực sự được đưa ra hoặc nếu quyết định đã được chuyển đến bên thích hợp.

Điều quan trọng nữa là tất cả những người tham gia phải hiểu vai trò của họ trong cuộc họp và những đóng góp mong đợi của họ đối với quá trình chung để cuối cùng nhóm có thể tạo ra kết quả mong đợi và gia tăng giá trị cho công ty. Nội dung có xu hướng là một lĩnh vực mà nhiều công ty thất bại, đặc biệt là do ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định. Điều này cuối cùng ảnh hưởng đến dòng thông tin liên quan và cuối cùng có thể làm giảm dòng tiền và lợi tức đầu tư.

Yếu tố đáp ứng 4: Tiêu điểm dòng thời gian

Ngay cả khi có một cấu trúc cuộc họp tốt, việc không giải quyết được thời gian phù hợp có thể dẫn đến thông tin sai lệch và cuối cùng ảnh hưởng đến kết quả của các quyết định được đưa ra trong cuộc họp. Một số cuộc họp có thể cần tập trung vào ngắn hạn, chẳng hạn như ba tháng tới, trong khi những cuộc họp khác cần phải tiến xa hơn. Để tránh nhầm lẫn và giữ sự tập trung vào các chiến lược thích hợp, có thể hữu ích khi dành các cuộc họp riêng biệt cho các khoảng thời gian khác nhau. Cùng với đó, mức độ chi tiết được thảo luận trong cuộc họp phải phù hợp với thời gian thích hợp. Ví dụ, các cuộc họp S&OP trung hạn nên tập trung vào các khoản đầu tư có thể có, điều chỉnh sản xuất, tích lũy hàng tồn kho và những thứ tương tự. Để so sánh, các cuộc họp tập trung vào ngắn hạn sẽ đưa ra quyết định về hỗn hợp sản phẩm hoặc các chiến dịch ngắn hạn.

Yếu tố đáp ứng 5: Hành vi

Mặc dù yếu tố này không được thảo luận thường xuyên, nhưng hành vi của những người tham dự đóng một vai trò quan trọng trong cuộc họp và kết quả của nó. Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm tạo ra một diễn đàn để thảo luận một cách quyết đoán các vấn đề và thách thức mà công ty đang gặp phải và xác định cách giải quyết những thách thức này. Cuộc họp phải là thời điểm để bày tỏ những mối quan tâm nhưng cũng chia sẻ những ý tưởng và đề xuất để thu hẹp khoảng cách. Người lãnh đạo cuộc họp cần thúc đẩy một môi trường mà người tham dự cảm thấy thoải mái khi tham gia. Họ cũng cần phải cắt bỏ bất kỳ đường chỉ tay nào hoặc các hành vi làm giảm hiệu quả cuộc họp. Nếu cần, người lãnh đạo cũng nên thực thi sự tham dự, đúng giờ, cam kết và trách nhiệm giải trình từ các thành viên trong nhóm. Nếu bạn là người lãnh đạo cuộc họp, điều quan trọng là bạn phải xem xét năm yếu tố này để lập kế hoạch và tổ chức một cuộc họp hiệu quả. Là một người tham dự cuộc họp, hãy cân nhắc đánh giá mọi cuộc họp bạn tham dự dựa trên những điểm này và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho những người tổ chức cuộc họp. Việc chú ý đến những yếu tố này cuối cùng sẽ biến đổi văn hóa họp của công ty bạn để mỗi cuộc họp đều hiệu quả và đáng giá. Nguồn: